Importancia de los inventarios en la contabilidad (en el marco de las NIIF para PYMES)
Hola a todos:
Reviste gran interés el estudio de los inventarios (considerados contablemente como activos no financieros), por cuanto gran cantidad de los recursos financieros de muchas empresas (específicamente, en los sectores industrial, manufactura y comercialización) se encuentran invertidos en ellos, exigiendo una óptima coordinación de mínimos de existencia, meta de venta, pedidos de suministros a proveedores, logística, descuentos comerciales o financieros, etc., para no incurrir en costos ociosos, que retienen el capital de trabajo, desgastan los controles administrativos y generan toda una suerte de gastos en almacenamiento, personal, etc.; al punto que si los inventarios no se tardan igual tiempo en convertirse en efectivo para garantizar el cumplimiento oportuno de las obligaciones, la demora adicional genera iliquidez, aumenta los costos de operación y reduce la rentabilidad de la actividad de la entidad. Sin hablar del reto de controlar las unidades que entran y salen del almacén, para evitar defraudaciones. (Fierro Martínez & Fierro Celis, Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes, 2015, págs. 225 - 226) (Hernández, 2017).
Por ello, quiero examinar hoy con ustedes la importancia de la exacta y correcta valoración de los inventarios, cuyos efectos irradian a campos tan disímiles como la determinación de la renta líquida gravable en el impuesto de renta (a menor utilidad, menor base gravable), o a la implementación de metodologías Justo A Tiempo (JIT, Just In Time), sistema orientado a la eliminación de cualquier actividad que no aporte valor en el proceso productivo, que descansa particularmente en la mejora de la administración del flujo de materiales para reducir el inventario y controlar los costos, entre otros, por sobreproducción o stock excesivo (AR Racking, 2021) (Garatu, 2020) (Mecalux, 2019).
Junto con la cartera (activo financiero), el inventario es uno de los activos (no financieros) más importantes para el desarrollo de las actividades de un ente económico, por su aptitud para afectar el estado de resultado integral y el de situación financiera. Pudiendo incluir los inventarios activos tangibles o intangibles cuando se mantienen para la vena en el curso ordinario del negocio (Fierro Martínez & Fierro Celis, Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes, 2015, págs. 227 - 228).
Según la Sección 13.1 NIIF para Pymes (adoptada con el Decreto 3022 de 2013), los inventarios son activos con los siguientes requisitos: (i) mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones; (ii) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (iii) en forma de materiales y suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios (ésta última opción, no había sido contemplada en la norma colombiana, Art. 63, Decreto 2649 de 1993, que seguía el esquema de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA) (International Accounting Standards Board - IASB, 2009, pág. 80) (Presidente de la República de Colombia, 1993)
Esta Sección (13.1 NIIF) no aplica a la medición de los inventarios mantenidos por: (i) productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección y de minerales y productos minerales, en la medida en que se midan por su valor razonable menos el costo de venta, con cambios en resultados, o (ii) intermediarios que comercian con materias primas cotizadas, que midan sus inventarios al valor razonable menos costos de venta, con cambios en resultados ) (International Accounting Standards Board - IASB, 2009, pág. 80).
Los métodos de valoración de inventarios reconocidos por las normas NIIF completas y por las NIIF PYMES son: (i) identificación específica de sus costos individuales (método de los minoristas o retail), Sección 13.16; (ii) método de costo promedio ponderado; y (iii) método FIFO o PEPS (Primeras en Entrar, Primeras en Salir), los dos últimos, Sección 13.18; utilizando la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Cabe aclarar que bajo el esquema NIIF (Secciones 13.17 y 13.18) desapareció el método de valoración de inventarios UEPS o LIFO (Últimas en Entrar, Primeras en Salir) (International Accounting Standards Board - IASB, 2009, pág. 84) (Gerencie.com, 2020) (FácilContabilidad.com, s.f.)
En las NIIF PYMES (Sección 13,4), los inventarios se reconocen por el costo histórico y se actualiza por su valor neto de realización, siempre que sea menor que su valor en libros, siendo la medición el resultado del importe menor entre el costo y el precio de venta estimado, menos los costos de terminación y venta (International Accounting Standards Board - IASB, 2009, pág. 81)
El método PEPS o FIFO (First Input, First Output) es un método de valoración de inventarios utilizado en el sistema de control permanente, en donde se da salida a las primeras unidades que entraron al stock, aplicado generalmente (en bodega o en supermercado y establecimientos de consumo) a productos perecederos o mercancías con fecha de vencimiento (como alimentos, medicamentos y cosméticos), o para productos que pueden pasar de moda o quedar obsoletos con relativa rapidez (electrodomésticos, informática, calzado, textil), para que cuando se realiza la venta, el costo asociado se calcula en base al valor histórico de los primeros artículos incorporados al stock (AR Racking, 2019) (Gerencie.com, 2020) (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, págs. 261 - 262)
Con este método se realiza una valuación cronológicamente ordenada y establece el orden de salida de las mercancías (primero las más antiguas en entrar al almacén), reflejando con mayor precisión los costos de reemplazo del inventario, al basarse en los costos de las mercancías más recientes (AR Racking, 2019) (Gerencie.com, 2020) (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, págs. 261 - 262).
Así, con el método PEPS se reduce el mantenimiento de los registros históricos, porque las existencias que salen primero son las más antiguas, obsoletas o con fecha de expiración más próxima (sin que ello brinde garantía de que tales artículos se vendan primero, antes de su fecha de vencimiento); y se genera una mayor ganancia para la empresa, porque al venderse los productos que ingresaron anteriormente (los más antiguos), el costo de las mercancías vendidas es menor (vitando la pérdida parcial o total de valor del producto almacenado, o su devaluación por su fecha de fabricación); la cual por contrapartida genera el pago de un mayor impuesto a la renta, por efecto del mayor ingreso generado por la rotación eficiente de las existencias (AR Racking, 2019) (Gerencie.com, 2020) (Enciclopedia Económica, s.f.) (Llamas, 2020) (Pacheco, 2019) (FácilContabilidad.com, 2012)
Por su parte, el método del costo promedio ponderado (igualmente utilizado para el sistema de inventarios permanente) se obtiene al realizar un cálculo del valor medio de las existencias iniciales, y de las entradas ponderadas según sus cantidades, usado para bienes en los cuales no se pueda medir su precio de adquisición o el coste de producción de manera individual (productos a granel) (Gerencie.com, 2020). Relaciona los costos totales de adquirir o llevar a cabo la producción de las mercancías y la cantidad de éstas, obteniéndose una valoración de existencias homogénea, habitual en empresas que no tienen un criterio específico a la hora de dar salida a sus productos, sin importar el orden de salida o de entrada como ocurre en PEPS (Sánchez, 2015) (Contador Contado, s.f.) (FacilContabilidad.com, 2012).
Finalmente, el kardex, como documento administrativo de control de inventarios permanente, es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o empresa, creado a partir del registro físico del inventario registrando la cantidad de artículos, el valor de medida y precio por unidad, para luego clasificarlos de acuerdo con sus características y similitudes entre sus propiedades. El kardex no se utiliza para inventario con sistemas periódicos (Delgado, 2019). En las tarjetas kardex se ingresan datos generales (como: fecha del movimiento, detalle; cantidad, valor unitario y valor total de la entrada; cantidad, valor unitario y valor total de la salida; cantidad, valor unitario y valor total del saldo) sobre dichas mercancías para llevar el control de sus movimientos (entradas y salidas del almacén) y elaborar los consecuentes reportes. Esta labor antes se realizaba manualmente, pero ahora existe software contable que contiene kardex dentro de sus componentes, aprovechando la posibilidad de efectuar la captura de datos mediante escaneo y demás mecanismos tecnológicos (Contable Tip, s.f.) (Dianhoy.com, 2020) (Leal, 2018) (Logimov, 2019)
En síntesis, los inventarios constituyen, con la cartera, la fuente de riqueza del negocio en las empresas comerciales, pues en ellos se concentra buena parte de su capital de trabajo, generándose además un efecto multiplicador de la productividad si se logra un manejo eficiente de su rotación, para reducir las exigencias de inversión y costos de financiamiento (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, pág. 282).
Hasta una próxima oportunidad,
Camilo García Sarmiento
Referencias:
AR Racking. (29 de agosto de 2019). Método FIFO (PEPS) Gestión Bodega: Qué es y cuando se utiliza. Obtenido de https://www.ar-racking.com/co/actualidad/blog/soluciones-de-almacenaje-4/metodo-fifo-peps-gestion-bodega-que-es-y-cuando-se-utiliza
Reviste gran interés el estudio de los inventarios (considerados contablemente como activos no financieros), por cuanto gran cantidad de los recursos financieros de muchas empresas (específicamente, en los sectores industrial, manufactura y comercialización) se encuentran invertidos en ellos, exigiendo una óptima coordinación de mínimos de existencia, meta de venta, pedidos de suministros a proveedores, logística, descuentos comerciales o financieros, etc., para no incurrir en costos ociosos, que retienen el capital de trabajo, desgastan los controles administrativos y generan toda una suerte de gastos en almacenamiento, personal, etc.; al punto que si los inventarios no se tardan igual tiempo en convertirse en efectivo para garantizar el cumplimiento oportuno de las obligaciones, la demora adicional genera iliquidez, aumenta los costos de operación y reduce la rentabilidad de la actividad de la entidad. Sin hablar del reto de controlar las unidades que entran y salen del almacén, para evitar defraudaciones. (Fierro Martínez & Fierro Celis, Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes, 2015, págs. 225 - 226) (Hernández, 2017).
Por ello, quiero examinar hoy con ustedes la importancia de la exacta y correcta valoración de los inventarios, cuyos efectos irradian a campos tan disímiles como la determinación de la renta líquida gravable en el impuesto de renta (a menor utilidad, menor base gravable), o a la implementación de metodologías Justo A Tiempo (JIT, Just In Time), sistema orientado a la eliminación de cualquier actividad que no aporte valor en el proceso productivo, que descansa particularmente en la mejora de la administración del flujo de materiales para reducir el inventario y controlar los costos, entre otros, por sobreproducción o stock excesivo (AR Racking, 2021) (Garatu, 2020) (Mecalux, 2019).
Junto con la cartera (activo financiero), el inventario es uno de los activos (no financieros) más importantes para el desarrollo de las actividades de un ente económico, por su aptitud para afectar el estado de resultado integral y el de situación financiera. Pudiendo incluir los inventarios activos tangibles o intangibles cuando se mantienen para la vena en el curso ordinario del negocio (Fierro Martínez & Fierro Celis, Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes, 2015, págs. 227 - 228).
Según la Sección 13.1 NIIF para Pymes (adoptada con el Decreto 3022 de 2013), los inventarios son activos con los siguientes requisitos: (i) mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones; (ii) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (iii) en forma de materiales y suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios (ésta última opción, no había sido contemplada en la norma colombiana, Art. 63, Decreto 2649 de 1993, que seguía el esquema de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA) (International Accounting Standards Board - IASB, 2009, pág. 80) (Presidente de la República de Colombia, 1993)
Esta Sección (13.1 NIIF) no aplica a la medición de los inventarios mantenidos por: (i) productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección y de minerales y productos minerales, en la medida en que se midan por su valor razonable menos el costo de venta, con cambios en resultados, o (ii) intermediarios que comercian con materias primas cotizadas, que midan sus inventarios al valor razonable menos costos de venta, con cambios en resultados ) (International Accounting Standards Board - IASB, 2009, pág. 80).
Los métodos de valoración de inventarios reconocidos por las normas NIIF completas y por las NIIF PYMES son: (i) identificación específica de sus costos individuales (método de los minoristas o retail), Sección 13.16; (ii) método de costo promedio ponderado; y (iii) método FIFO o PEPS (Primeras en Entrar, Primeras en Salir), los dos últimos, Sección 13.18; utilizando la misma fórmula de costo para todos los inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Cabe aclarar que bajo el esquema NIIF (Secciones 13.17 y 13.18) desapareció el método de valoración de inventarios UEPS o LIFO (Últimas en Entrar, Primeras en Salir) (International Accounting Standards Board - IASB, 2009, pág. 84) (Gerencie.com, 2020) (FácilContabilidad.com, s.f.)
En las NIIF PYMES (Sección 13,4), los inventarios se reconocen por el costo histórico y se actualiza por su valor neto de realización, siempre que sea menor que su valor en libros, siendo la medición el resultado del importe menor entre el costo y el precio de venta estimado, menos los costos de terminación y venta (International Accounting Standards Board - IASB, 2009, pág. 81)
El método PEPS o FIFO (First Input, First Output) es un método de valoración de inventarios utilizado en el sistema de control permanente, en donde se da salida a las primeras unidades que entraron al stock, aplicado generalmente (en bodega o en supermercado y establecimientos de consumo) a productos perecederos o mercancías con fecha de vencimiento (como alimentos, medicamentos y cosméticos), o para productos que pueden pasar de moda o quedar obsoletos con relativa rapidez (electrodomésticos, informática, calzado, textil), para que cuando se realiza la venta, el costo asociado se calcula en base al valor histórico de los primeros artículos incorporados al stock (AR Racking, 2019) (Gerencie.com, 2020) (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, págs. 261 - 262)
Con este método se realiza una valuación cronológicamente ordenada y establece el orden de salida de las mercancías (primero las más antiguas en entrar al almacén), reflejando con mayor precisión los costos de reemplazo del inventario, al basarse en los costos de las mercancías más recientes (AR Racking, 2019) (Gerencie.com, 2020) (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, págs. 261 - 262).
Así, con el método PEPS se reduce el mantenimiento de los registros históricos, porque las existencias que salen primero son las más antiguas, obsoletas o con fecha de expiración más próxima (sin que ello brinde garantía de que tales artículos se vendan primero, antes de su fecha de vencimiento); y se genera una mayor ganancia para la empresa, porque al venderse los productos que ingresaron anteriormente (los más antiguos), el costo de las mercancías vendidas es menor (vitando la pérdida parcial o total de valor del producto almacenado, o su devaluación por su fecha de fabricación); la cual por contrapartida genera el pago de un mayor impuesto a la renta, por efecto del mayor ingreso generado por la rotación eficiente de las existencias (AR Racking, 2019) (Gerencie.com, 2020) (Enciclopedia Económica, s.f.) (Llamas, 2020) (Pacheco, 2019) (FácilContabilidad.com, 2012)
Por su parte, el método del costo promedio ponderado (igualmente utilizado para el sistema de inventarios permanente) se obtiene al realizar un cálculo del valor medio de las existencias iniciales, y de las entradas ponderadas según sus cantidades, usado para bienes en los cuales no se pueda medir su precio de adquisición o el coste de producción de manera individual (productos a granel) (Gerencie.com, 2020). Relaciona los costos totales de adquirir o llevar a cabo la producción de las mercancías y la cantidad de éstas, obteniéndose una valoración de existencias homogénea, habitual en empresas que no tienen un criterio específico a la hora de dar salida a sus productos, sin importar el orden de salida o de entrada como ocurre en PEPS (Sánchez, 2015) (Contador Contado, s.f.) (FacilContabilidad.com, 2012).
Finalmente, el kardex, como documento administrativo de control de inventarios permanente, es un registro estructurado de la existencia de mercancías en un almacén o empresa, creado a partir del registro físico del inventario registrando la cantidad de artículos, el valor de medida y precio por unidad, para luego clasificarlos de acuerdo con sus características y similitudes entre sus propiedades. El kardex no se utiliza para inventario con sistemas periódicos (Delgado, 2019). En las tarjetas kardex se ingresan datos generales (como: fecha del movimiento, detalle; cantidad, valor unitario y valor total de la entrada; cantidad, valor unitario y valor total de la salida; cantidad, valor unitario y valor total del saldo) sobre dichas mercancías para llevar el control de sus movimientos (entradas y salidas del almacén) y elaborar los consecuentes reportes. Esta labor antes se realizaba manualmente, pero ahora existe software contable que contiene kardex dentro de sus componentes, aprovechando la posibilidad de efectuar la captura de datos mediante escaneo y demás mecanismos tecnológicos (Contable Tip, s.f.) (Dianhoy.com, 2020) (Leal, 2018) (Logimov, 2019)
En síntesis, los inventarios constituyen, con la cartera, la fuente de riqueza del negocio en las empresas comerciales, pues en ellos se concentra buena parte de su capital de trabajo, generándose además un efecto multiplicador de la productividad si se logra un manejo eficiente de su rotación, para reducir las exigencias de inversión y costos de financiamiento (Fierro Martínez & Fierro Celis, 2015, pág. 282).
Hasta una próxima oportunidad,
Camilo García Sarmiento
Referencias:
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AR Racking. (3 de febrero de 2021). Método Just in Time (Justo a Tiempo) en almacén: Qué es y cómo se usa. Obtenido de https://www.ar-racking.com/co/actualidad/blog/soluciones-de-almacenaje-4/metodo-just-in-time-justo-a-tiempo-en-almacen-que-es-y-como-se-usa-2
Contable Tip. (s.f.). ¿Qué es el kardex? - Tips para su elaboración (Archivo de vídeo). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=gfSRV8p8NoI
Contador Contado. (s.f.). Métodos de Inventario PEPS, UEPS, y Promedio (Archivo de vídeo). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=JLB3KXGqXDc
Delgado, F. (26 de agosto de 2019). Como hacer un Kardex PEPS ejercicio PASO a PASO (Archivo de vídeo). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=OjuIC5E1FM4&list=PLlQ8HaUPX-NKAH95ONlOuUAw1ZLagZ2bc
Dianhoy.com. (17 de marzo de 2020). ¿Qué es un Kardex y cómo se usa? Obtenido de https://dianhoy.com/kardex/
Enciclopedia Económica. (s.f.). Método PEPS. Obtenido de https://enciclopediaeconomica.com/metodo-peps/#:~:text=El%20m%C3%A9todo%20PEPS%20(primero%20entrado,son%20los%20primeros%20en%20salir.
FácilContabilidad.com. (22 de abril de 2012). Método Fifo o Método PEPS en la valoración de inventarios (Archivo de vídeo). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=2fZyJwnbtqc
FacilContabilidad.com. (12 de abril de 2012). Método Promedio Ponderado : Ejemplo en la Valoración de Inventarios (Archivo de vídeo). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=vOCrpp69xlM
FácilContabilidad.com. (s.f.). Qué son los Inventarios según las NIIF. Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=Zrm9-mCqyds
Fierro Martínez, Á., & Fierro Celis, F. (2015). Contabilidad de activos con enfoque NIIF para las pymes. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones Ltda.
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Gerencie.com. (25 de noviembre de 2020). ¿Qué debemos saber de Inventarios – Sección 13 NIIF para PYMES? Obtenido de https://www.gerencie.com/que-debemos-saber-de-inventarios-seccion-13-niif-para-pymes.html
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Gerencie.com. (12 de octubre de 2020). Método Peps. Obtenido de https://www.gerencie.com/metodo-peps.html
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International Accounting Standards Board - IASB. (2009). Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) para Pequeñas y Medianas Entidades (PYMES). Londres, Reino Unido: IASC Foundation Publications Department.
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Llamas, J. (10 de mayo de 2020). Método PEPS. Obtenido de https://economipedia.com/definiciones/metodo-peps.html
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Mecalux. (20 de agosto de 2019). Cómo sentar las bases del sistema just-in-time en el almacén. Obtenido de https://www.mecalux.com.co/blog/sistema-just-in-time-almacen
Pacheco, J. (24 de marzo de 2019). ¿Qué es el Método PEPS y para qué sirve? Obtenido de https://www.webyempresas.com/metodo-peps/
Presidente de la República de Colombia. (29 de diciembre de 1993). Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Diario Oficial Nº 41156, pág. 1.
Sánchez, J. (22 de julio de 2015). Precio medio ponderado (PMP). Obtenido de https://economipedia.com/definiciones/precio-medio-ponderado.html
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