¿Cuál es el tiempo que debe conservar una empresa los archivos laborales de sus trabajadores?

Hola a todos:

Un tema curioso en derecho laboral, se refiere a la obligación de los empleadores de conservar los archivos laborales de sus trabajadores, tanto en cuanto a la aptitud probatoria de tales documentos (o de otros diferentes, aplicando entre otros, el principio del contrato realidad), como respecto de un tema no dicho expresamente, el tiempo exigido por la ley para su conservación. 

Partamos de informar la obligación impuesta al empleador por el Art. 264 del C.S.T.:

 

“1. Las empresas obligadas al pago de la jubilación deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados.

 

2. Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando no sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o el salario, es admisible para probarlos cualquiera otra prueba reconocida por la ley, la que debe producirse ante el juez del trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervención de la empresa respectiva.”

 

Cuyo recto sentido y alcance ha sido entendido por la jurisprudencia laboral (Corte Suprema de Justicia) en los siguientes términos:

 

“El artículo 264 del Código Sustantivo del Trabajo les impone el deber de conservar sus archivos a las empresas obligadas al pago de la pensión de jubilación, para hacer más expedita la prueba del tiempo de servicios y del salario a las personas en trance de disfrutar de aquella prestación social. 

Pero el alcance de la aludida norma no es restringir la iniciativa probatoria de quien reclama pensión de jubilación, para sujetarlo en lo que atañe a acreditar el tiempo trabajado y la remuneración correspondiente a lo que digan al respecto los archivos de las empresas donde laboró, o cuando menos, a comprobar que el archivo está incompleto o no existe, como requisito previo para poder utilizar válidamente los otros medios de prueba consagrados en la ley con miras a obtener el reconocimiento judicial de su derecho a pensionarse.

 

Si este fuera el propósito de aquel precepto, o si realmente impuiera como prueba principal del tiemp de ervicio y del salario del trabajador lo que emane de los archivos del empresario, lejos estaría de consagrar un beneficio para el asalariado, como es de usanza común en lass leye del trabajo, al remitirlo primordialmente al contenido de documentos que no están bajo la reserva que amapra el archivo de las empresas, o a someterlo a demostrar que el archivo no existe, es incompleto o erróneo, circunstancias que no está en capacidad de conocer, por las razone ya anotadas, para tener libertad probatoria en cuanto a su derecho a pensionarse por cuenta del patrono.

Aun más, el incumplimiento del deber legal de conservar los archivos conduciría a un beneficio para el patrono que se abstiene de observar la ley, y ello no es sostenible ni siquiera como hipótesis dentro de un régimen jurídico sano acorde con la ética. 

No cabe entonces predicar infracción directa de dicho artículo 264 cuando el sentenciador omite invocarlo y, por medios de prueba legítimos distintos del archivo de la empresa, encuentra que un asalariado tiene derecho a la penión de jubilación, pues para esta demostración la prueba es libre y no solemne ni exclusiva, como es la regla general en la demostración de los hechos en un proceso.”

 

Esta posición de la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral (Sentencia del 28 de enero de 1981. M.P.: Juan Hernández Sáenz. Reiterado, entre otras, en Sentencia del 15 de diciembre de 1995, M.P.: Germán Gonzalo Valdés Sánchez), se ha mantenido invariable a lo largo de los años. 

Claramente, cuando el pago de la prestación recae en el empleador, éste debe conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de los trabajadores y los salarios devengados, lo que además puede entenderse como la necesidad de acreditar los elementos constitutivos del derecho pensional como lo constituye efectivamente la forma de terminación, como sucede en el caso de la prestación pensional del Art. 8º de la Ley 171 de 1961, que consagra una prestación pensional, "pensión sanción", que exige para su causación, principalmente, el despido sin justa causa del trabajador al servicio de la empresa después de haber laborado para la misma o para sus sucursales o subsidiarias, durante más de 10 años y menos de 15 años de servicios, caso en el cual se deberá pagar cuando el trabajador cumpla los 50 años. Si el retiro acaece voluntariamente después de igual tiempo, esto es, 15 años continuos o discontinuos, la pensión solo se pagará a partir del cumplimiento de 60 años de edad por parte del trabajador (SL2532 - 2019, febrero 5, M.P.: Ana María Muñoz Segura). 

Ante la desaparición de los archivos o la imposibilidad de probar la existencia del tiempo de servicios (extremos temporales del contrato) o el salario (que debe demostrarlos el trabajador, junto con la jornada laboral, el trabajo en tiempo suplementario si lo alega, el hecho del despido cuando se demanda la indemnización del vínculo sin justa causa, entre otros; SL42167 - 2012, marzo 6), el Art. 264 C.S.T., permite que se haga a través de cualquier otro medio legal, por ejemplo, el carnet expedido por la empresa, documento que además, puede aducirse como prueba del contrato y de sus condiciones, tal como lo señalaba en su versión original, el Art. 40 C.S.T., en conjunto con otro medios de prueba, como las declaraciones de testigos (SL1071 - 2018, marzo 21, M.P.: Ana María Muñoz Segura; SL45135 - 2012, febrero 10, M.P.: Rigoberto Echeverri Bueno); o el informe de la contadora de la empresa (Casación del 17 de octubre de 1983, M.P.: Fanny González Franco).

La Corte también ha entendido que esta norma, de contenido básicamente procesal, además de consagrar plena libertad probatoria, en realidad da prioridad a los datos que emanan de los archivos de las empresas como medio demostrativo de la duración de los servicios prestados a ellas (SL20738 - 2003, octubre 7, M.P.: Germán Gonzalo Valdés Sánchez). 

Aclarando además, que la desaparición de los archivos que activa la concesión probatoria puede ser total o parcial, pero vinculada precisamente al lapso que se intente demostrar (Casación Laboral del 26 de febrero de 1968, M.P.: Adán Arriaga Andrade, en referencia al Art. 15, Ley 64 de 1946, relativo a los archivos de las empresas ferroviarias).

Se aclara que actualmente, “las empresas obligadas al pago de la jubilación” (dicha prestación hoy, en el marco de la L. 100 / 1993 y demás normas legales y reglamentarias, concordantes y vigentes, es la pensión de vejez administrada por el Sistema General de Pensiones), cumplen con sus obligaciones mediante la afiliación y cotización de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral regido por la L. 100 / 1993, difiriéndose el reconocimiento y pago de la pensión al ente correspondiente, en este caso y cuando sea la oportunidad, COLPENSIONES (esta prestación la asumió el INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES – I.S.S., a partir de 1967, con las excepciones y casos especiales que contemplan la ley y la jurisprudencia).

 

Lo cual NO les exonera de cumplir con la obligación del Art. 264 C.S.T. (anterior a la vigencia del actual Sistema de Seguridad Social Integral regido por la L. 100 / 1993), mediante el archivo de los documentos del trabajador.

 

En igual sentido, como norma de aplicación general a libros y papeles de comercio, está el Art. 60 del C. de Co.:

“Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. // Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.”

A ser entendido en armonía con el Art. 28 de la L. 962 / 2005: 

“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para tal efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. (…).”

 

Así como el Art. 134, del D.R. 2649 / 1993: 

“Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.”

Así las cosas, durante mucho tiempo podía llegar a entenderse que el término mínimo de conservación de la documentación laboral debían ser los diez (10) años a que se refieren las normas antes transcritas. Pero el Decreto 1072 de 2015, en su Art. 2.2.4.6.13, estableció que los registros y documentos que soportan el SG - SST deben ser conservados durante 20 años, a partir de que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

“Artículo 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida…

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores.

Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;

Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.

Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal

Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.”

Ahora bien, no existe una normatividad específica que establezca el término que debe conservarse una historia laboral de un trabajador, sin perjuicio de lo cual, debe recordarse que el derecho pensional es imprescriptible (sin perjuicio de la prescriptibilidad de las mesadas pensionales), y que cada vez la edad de jubilación es mayor. 

El Archivo General de la Nación ha determinado que las entidades públicas deben conservar las historias laborales durante 80 años. Ahora bien, si bien esta norma no es obligatoria para las empresas privadas, se recomienda seguir esta recomendación, ya que el Decreto 36 de 2008, Art. 1º, Lit. b, faculta a la U.G.P.P., para solicitar información laboral en cualquier momento.

Para finalizar, según los especialistas en gestión documental, teniendo en cuenta la normatividad aludida (y muy especialmente, aquella relativa al SG - SST), se recomiendan los siguientes tiempos de conservación:

• Información laboral de nómina (que incluyen, comprobantes de nómina, aportes a cesantías, aportes voluntarios a pensión, pagos a seguridad social, pagos de cesantías realizados directamente al trabajador, copias de consignación o transferencias realizadas al trabajador, certificados tributarios entregados al trabajador, relación de descuentos, horas extras): 80 años (los primeros 2 años en el archivo de gestión, y los siguientes 78 años en el archivo central de la organización).

• Historias clínicas ocupacionales: 20 años (1 año en el archivo de gestión y 19 años en el archivo central). 

• Historia laboral (incluyendo contrato de trabajo, reporte de accidentes de trabajo; certificaciones de estudio, certificados de antecedente, de capacitación, de incapacidades; certificados laborales; cartas, actas o documentos de autorización de vacaciones al trabajador, evaluación de desempeño, formato de afiliación de seguridad social, hoja de vida, licencias por enfermedad, maternidad o paternidad; permisos, renuncia del trabajador y aceptación de la misma, ascensos, sanciones disciplinarias, etc.): 80 años en el archivo de gestión (Safetya, 2018).

Hasta una próxima oportunidad, 

Camilo García Sarmiento

Referencias:

Safetya.com (2018, marzo 19). Información laboral y su conservación según el Decreto 1072 de 2015. Recuperado el 6 de abril de 2021 de: https://safetya.co/conservacion-informacion-laboral/#:~:text=4%20Historia%20laboral-,Normatividad%20vigente%20de%20conservaci%C3%B3n%20documental,del%20trabajador%20con%20la%20empresa.