Tips de derecho procesal en la virtualidad: reglas para la hora de radicación de los memoriales por medios electrónicos

Hola a todos:

Con todo este tema de la virtualización de la justicia, acelerado obligadamente en su implementación por la pandemia (tal vez esto es algo de lo poco bueno que nos dejó el Covid 19), es conveniente hacer precisión sobre el momento preciso en que se vencen los términos (no hablando de días, sino de hora), cuando se radican memoriales a un despacho judicial mediante mensajes de correo electrónico.

Supongamos que Usted envía un oficio (para este caso, recurso de apelación contra una sentencia) ante una entidad judicial (para nuestro ejemplo, la Superintendencia de Sociedades, Delegatura de Procedimientos Mercantiles). El memorial es radicado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la notificación por Estado, que prevé la norma procesal (Núm. 1º, Inc. 2º, Art. 322 C.G.P.) para la apelación contra la providencia que se dicte fuera de audiencia (en este caso, se dictó sentencia anticipada). 

Para ser más precisos, supongamos que habiéndose surtido la notificación (personal y además por Estado) el día miércoles 18 de noviembre de 2020, el término preclusivo de tres (3) días hábiles se cuenta así: jueves 19 de noviembre, viernes 20 de noviembre y lunes 23 de noviembre.

Pero (he aquí el detalle), el recurso de apelación es radicado por correo electrónico 1)      a las seis horas once minutos de la tarde (6:11 PM) del martes 23 de noviembre de 2020.

La pregunta que surge es: ¿el recurso fue radicado en tiempo?

Recordemos para empezar que el Inc. 4º del Art. 190 C.G.P., relativo a la presentación y trámite de memoriales e incorporación de escritos y comunicaciones, claramente consagra que los memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entenderán presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término.

Y que el horario de atención al público de los despachos judiciales (entre ellos, para nuestro ejemplo, el de la Superintendencia de Sociedades, es el siguiente: de lunes a viernes, desde las ocho horas de la mañana (8:00 AM) hasta las cinco horas de la tarde (5:00 PM), tal como se anuncia públicamente en el sitio web de la entidad.

De igual manera, la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, mediante Acuerdos Nº 4029 del 2 de mayo, Nº 4034 del 15 de mayo y Nº 4063 del 31 de mayo de 2007, determinó que el servicio al público de los despachos judiciales en Bogotá, Medellín y Antiioquia, de lunes a viernes, desde las ocho horas de la mañana (8:00 AM) hasta las cinco horas de la tarde (5:00 PM), tal como se anuncia públicamente en el mismo sitio web de la Rama Judicial: https://www.ramajudicial.gov.co/web/consejo-superior-de-la-judicatura/portal/atencion-al-ciudadano/horarios-de-atencion-al-publico

En ese orden, surge la duda de si, al haber sido remitido el memorial el martes 23 de noviembre de 2020, a las 6:11 PM, el recurso debe ser entendido como interpuesto ese mismo día (martes 23 de noviembre) o a las 800 AM del día siguiente, miércoles 24 de noviembre de 2020. 

Pasamos a responder:

Como regla general (hay excepciones, como lo es precisamente el caso de la Superintendencia de Sociedades, tal como vamos a ver), independientemente de si el recurso fue interpuesto físicamente o por fax o correo electrónico, el memorial se entiende entregado a la primera hora laboral del día hábil siguiente. 

El razonamiento anterior tiene asidero en repetitiva jurisprudencia de nuestra judicatura, de la cual, a modo de ejemplo, me permito mencionar la siguiente:

• Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Cuarta. Auto del 23 de noviembre de 2019. Rad. 2500 – 23 – 37 – 000 – 2015 – 00412 – 01 (23121). C.P.: Stella Jeanette Carvajal Basto. “En este mismo sentido, respecto a los usuarios de la justicia, el inciso cuarto del artículo 109 del mismo ordenamiento, dispone que “los memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entenderán presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término.” De esta forma, se advierte que la ley procesal pretende que las actuaciones y diligencias realizadas por los operadores judiciales y los usuarios de la jurisdicción se adelanten en el horario de funcionamiento del despacho. (…) Debe precisarse que, otorgar plenos efectos a la notificación de la sentencia realizada vía electrónica por fuera del horario de funcionamiento del Despacho, vulnera el derecho al debido proceso, en tanto que, para el 8 de marzo de 2017, momento en que tiene conocimiento de la notificación, ya habría iniciado el término para interponer el recurso de apelación contra la mencionada providencia. Debe tenerse en cuenta que las partes del proceso se encuentran cobijadas por los principios de buena fe y confianza legítima, y en esa medida tienen la expectativa de que las decisiones que les conciernen sean publicadas dentro del horario de funcionamiento del despacho judicial en los términos del artículo 106 antes mencionado. Si bien, el cúmulo de actuaciones y diligencias judiciales por adelantar conlleva a que las labores de los funcionarios y empleados de la justicia se extiendan por fuera del horario de funcionamiento del despacho, y a causa de ello de las partes. En este orden de ideas, cuando se efectúen notificaciones fuera del horario hábil, como ocurrió en el presente asunto, la eficacia de tales actuaciones se debe sujetar a los derechos al debido proceso y a la defensa, por lo que la Sala precisa que las notificaciones se entienden realizadas de forma oportuna si son adelantadas en los días y horas hábiles de funcionamiento del despacho pues, en caso contrario, estarán llamadas a surtir efectos al día hábil siguiente.”
• Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Segunda, Subsección B. Auto del 15 de junio de 2018, Rad. 11001 – 03 – 15 – 000 – 2018 – 01566 – 00 (AC). C.P.: César Palomino Cortés: “(…) en cumplimiento del deber constitucional de colaboración para el buen funcionamiento de la administración de justicia, estará en la obligación de cumplir con las cargas procesales, dentro de las cuales se enlista aquella referida a interponer y sustentar los recursos dentro de la oportunidad legal, la que para el caso concreto no solamente se refiere a la fecha límite, toda vez que además debe radicarse, aún por medios electrónicos, antes de la hora de cierre del despacho judicial donde se tramita el proceso. Por esta razón, la exigencia de radicar el memorial a través del cual se sustenta el recurso, dentro del plazo conferido para tal fin, es decir en los días concedidos y dentro del horario de funcionamiento del despacho, aun cuando tal documento se remitiera al correo electrónico del juzgado, no constituye una afrenta a los derechos fundamentales al debido proceso y acceso a la administración de justicia, debido a que tal requerimiento resulta ser precisamente la aplicación de las formalidades impuestas por el legislador para la realización de ese acto procesal, siento esta una de las aristas que compone el debido proceso. En lo que se refiere al acceso efectivo a la administración de justicia, tal garantía no implica que pueda accederse a la jurisdicción sin la satisfacción de requisito alguno, pues tal entendimiento no constituye la concreción de esa garantía fundamental: además implicaría que a la postre esas conductas constituyan verdaderos obstáculos para su realización, toda vez que aunque los principios pro homine y pro actione, obligan a aplicar la regla de derecho que privilegie el acceso a la administración de justicia, los términos preclusivos persiguen un fin constitucionalmente admisible, referido en palabras de la Corte Constitucional a la eficaz administración de justicia y garantizar a los ciudadanos reales posibilidades de resolución de sus conflictos, lo que resultaría irrealizable si la posibilidad de acceder a la administración de justicia fuera ilimitada y sin condicionamientos de ninguna especie.”
• Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Quinta. Auto Nº 2017 – 00028 de 2017 (octubre 19), Rad. 11001 – 03 – 26 – 000 – 2017 – 00028 – 00, C.P.: Alberto Yepes Barreiro: “La ignorancia en el manejo de temas electrónicos, no exonera al abogado de su deber como profesional del Derecho, de cumplir con los términos procesales y de asegurar se de presentar memoriales en tiempo. (…) Por tanto, quien allega un memorial por medio electrónico extemporáneamente no puede alegar que no cuenta con las herramientas académicas o experiencia en asuntos técnicos como excusa de la extemporaneidad, pues cuenta con otros medios idóneos (…), de manera que su ignorancia en el manejo de temas electrónicos, no lo exonera de su deber como profesional del Derecho, de cumplir con los términos procesales y de asegurarse de presentar memoriales en tiempo, puesto que ésta es una obligación de resultado. Por tanto, aceptar el argumento de que el memorial se presentó en tiempo porque el actor tuvo la intención de enviarlo y de que fuera recibido oportunamente, pero por situaciones externas como lo es el funcionamiento técnico de los correos electrónicos, nunca se recibió en la corporación judicial, se llegaría al absurdo de tener que aceptar situaciones en las que por situaciones ajenas a su voluntad no se puede radicar en tiempo. De acuerdo a lo anterior, quien alega un supuesto de hecho está obligado a probarlo, de manera que, si el actor efectivamente envió el correo electrónico a la hora pertinente, estaba en el deber de probar que éste se quedó en su bandeja de salida, o que fue rechazado, etc., pero no basta con alegar que intentó enviar y que por razones que desconoce, nunca salió ese mensaje de datos pues ese hecho debió probarlo.”
• Corte Constitucional, Auto 514 de 2015 (noviembre 4), M.P.: Gabriel Eduardo Mendoza Martelo. Rechazando una solicitud de nulidad (de la Sentencia T-265 de 2015) por extemporánea, enviada por fax en día laboral, a las 6:07 PM, es decir, después de las 5:00 PM.
• Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Penal, Sentencia STP – 167932019 de 2019 (diciembre 10), (108097). M.P.: Patricia Salazar Cuéllar. En este caso, se radicó el memorial del recurso en la oficina de correos de un despacho judicial de Bucaramanga a las 4:14 PM, y por correo electrónico a las 4:24 PM del último día para interponerlo. En este caso, se corroboró que la alzada se radicó en el juzgado a las 4:24 PM, esto es, antes de que culminara la jornada laboral en los despachos judiciales de Bucaramanga (4:30 PM), por lo cual tuteló los derechos invocados y le ordenó a la corporación resolver el recurso propuesto.
• Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Auto AL3487 – 2018 (agosto 15), M.P.: Jorge Mauricio Burgos Ruiz. “El planteamiento del memorialista está encaminado a aseverar que en los casos en que se allega la sustentación del recurso de casación vía correo electrónico, se debe tomar como fecha y hora de su recepción, la del momento en que se realiza su envío y no la del instante en que es efectivamente recibido. Pues bien, no llegan a buen término los dichos del recurrente, pues como se pasará a ver, su argumentación esta cimentada en un entendimiento equivocado de la reglamentación que realiza la Ley 527 de 1999 sobre el uso de los mensajes de datos. (…) De lo anterior se exhibe inconcuso que la fecha y hora de recepción del mensaje de datos, es la del momento en que éste ingresa al sistema de información del destinatario y no del iniciador, como lo entendió el recurrente, ídem per ídem, si la demanda de casación se envía por correo electrónico, la fecha y hora de su recepción debe ser la del instante en que ingresa al correo que la Corte dispuso para este propósito. En el horizonte trazado, dado que el mensaje que contenía la demanda de casación ingresó al correo electrónico de la Corte a las 5:05 p.m. del 8 de febrero de 2018, del último día del término legal para sustentar el recurso, procedía su declaratoria de desierto, como efectivamente se realizó en el auto discutido por el recurrente.”
• Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Penal, Sentencia STP del 7 de febrero de 2013 (Rad. 65035), que reitera que los trámites procesales deben realizarse dentro de los términos preclusivos, comprendidos en la jornada de atención al público, tesis que ha sido compartida tanto de la Corte Constitucional como del Consejo de Estado.
• Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Auto AL3324 – 2016. “Con todo, cumple precisar que el artículo 10 de la Ley 962 de 2005 que modificó el 25 del Decreto 2150 de 1995, prevé que las entidades de la administración pública deben facilitar la recepción y envío de documentos a través de correo certificado o del correo electrónico, pero advierte claramente que “Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de su incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo”, de allí que esta Sala haya indicado que quien acude a ese mecanismo, corre con las contingencias que puedan derivarse de su utilización, en especial que el recibo de la documentación por el destinatario, no ocurra en el tiempo estimado por el remitente, sin que por ello le asista responsabilidad a la dependencia judicial receptora frente al incumplimiento de los términos respectivos (...)”.
• Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Auto del 17 de julio de 2012, Rad. 53509: “Reexaminado el expediente a efecto de decidir lo peticionado, encuentra la Corte que declarado admisible el presente recurso con providencia de 27 de marzo de 2012, se dispuso el traslado al recurrente por el término legal de 20 días, mismo que inició el 10 de abril de 2012 y con vencimiento el día 8 de mayo de 2012, sobre lo que no existió discusión alguna, pues así lo acepta el memorialista, así como el recibo por correo de la demanda de casación el “9 de mayo de 2012, a las 8.00 a.m.”, y deviene extemporánea su presentación. AL respecto, conviene precisar que los términos finalizan con la jornada de trabajo de los Despachos Judiciales (…) Al verificar las actuaciones del presente caso, se observa que a pesar de que la demanda de casación se allegó el último día hábil, de los 30 que tenían para presentarla, no se hizo dentro de las horas destinadas para la atención al público, como lo refleja la fecha y hora de envío del fax (5.25 PM) y el informe secretarial. Por lo anterior, se encuentra que la demanda de casación es extemporánea. Ahora, si el interesado acude al envío de la demanda de casación a través del servicio de correo, es éste quien corre con las contingencias que puedan derivarse del emple de dicho mecanismo, como que el recibo por parte del destinatario no suceda dentro del tiempo estimado por dicho remitente, sin que las dificultades que se puedan presentar en el uso de aquel, se puedan endilgar a la respectiva dependencia judicial. En consecuencia, no le asiste ningún fundamento en su pedimento al memorialista, que sirva para desconocer las disposicioens legales respectivas, ni para desvirtuar el cumplimiento tardío del referido término legal, pues de las actuaciones y documentales que reposan en el cuaderno de la Corte, se desprende que el recibo de la demanda de casación por correo se produjo fuera de término (un día después), máxime cuando no hay evidencia de fecha y hora diferente de recibo por esta Corporación. Sin que las razones en que funda su reposición la parte demandante – recurrente puedan ser de recibo en esta oportunidad, pues las mismas sirven para confirmar aun más la extemporaneidad de la presentación de la demanda de casación y a contrario sensu, corroboran los fundamentos de la providencia atacada. Por lo anterior no se repondrá el auto recurrido.”
• Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Auto del 14 de noviembre de 2009, Rad. 40330: “En este orden de ideas, se entiende que las horas hábiles o de atención al público se establecieron en tanto los despachos judiciales deben regirse por un horario en el que se garantice la prestación de sus servicios, la recepción de documentos, la fijación de diligencias judiciales, la publicación de actuaciones, y, en consecuencia, el cómputo de términos perentorios, pues de lo contrario, las múltiples interpretaciones del artículo 64 del Código Procesal del Trabajo y de la Seguridad Social entrañarían un problema de seguridad jurídica para las partes.”
• Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Laboral, Auto del 10 de octubre de 2005, Rad. 26920: “Es de observar que la jornada de trabajo no solo determina y limita la actuación de las partes, sino que también tiene otras incidencias, la que prevé el artículo 224 del Código de Procedimiento Civil, aplicable al proceso laboral en virtud del principio de integración, o sea, que es un elemento para controlar la preclusión de los términos.”
• Tribunal Superior del Distrito Judicial de Pereira, Sala Laboral, Auto del 28 de septiembre de 2017 (66001 – 31 – 05 – 003 – 2016 – 00468 – 01). Rechazando una contestación de demanda en proceso ordinario laboral, radicada por correo electrónico del juzgado a las 4:09 PM, esto es, después de las 4:00 PM (finalización de la jornada laboral en los juzgados del Distrito Judicial de Pereira): “Respecto a los argumentos expuestos por el recurrente para justificar la inobservancia del término judicial establecido en el artículo 74 del C.P.T. y de la S.S., debe decir la Sala que éstos no son de recibo, toda vez que, como se indicó con precedencia, las normas procesales son de obligatorio cumplimiento y no pueden ser derogadas, modificadas o sustituidas por los funcionarios o particulares y en ese sentido, debía tener conocimiento su apoderado de la regulación contenida en el artículo 109 del C.G.P., cuando decidió remitir por correo electrónico la contestación de la demanda, pues ni los empleados del juzgado ni la titular del mismo están legitimados para ampliar los términos procesales, por lo que incluso era innecesario, existiendo norma que regula la situación, solicitar directrices al personal judicial. Es mas, cualquier información suministrada contraria a los establecido en dicho artículo no autoriza su inobservancia, ni la indebida práctica de un despacho judicial tiene la virtualidad de modificar las normas procesales, de allí que no pueda invocarse el principio de confianza legítima como excusa, porque ese tipo de error no tiene la capacidad de generar ninguna garantía a favor de quien lo pretende hacer valer a su favor. (…) Por otro lado, es claro también que la parte demandada pretende dar al artículo 109 del Código General del Proceso un alcance que no tiene, pues busca que se entienda que el cierre del despacho del que trata el inciso 4º de esta norma, es el momento en que el juzgado queda desprovisto de personal, cuando en realidad es la hora límite en que se tiene establecida la atención al público y en este Distrito Judicial esto acontece a las 4:00 de la tarde. El que al cierre continúen los empleados laborando al interior de los juzgados no habilita la extensión del horario establecido (…) En cuanto a la atención del usuario fuera del horario límite de servicio al público, no niega la Sala que se puede presentar la situación que describe el recurrente, pero en el entendido que se trate de las personas que se encuentran a la hora del cierre en la ventanilla del Juzgado esperando para ser atendidos y en ese sentido mal haría el juzgado si sella el recibido con la fecha del día siguiente, cuando el usuario estuvo dentro del término esperando radicar su escrito, situación que obviamente no ocurre cuando se utilizara el correo electrónico como mecanismo de remisión de memoriales.”
• Tribunal Superior de Pereira, Sala de Decisión Penal, Sentencia del 28 de febrero de 2017, M.P.: Jorge Arturo Castaño Duque. Rad. 660012204000 – 2017 – 00037 – 00. “Es claro entonces que la determinación adoptada por el Juzgado Segundo Penal del Circuito de Dosquebradas (Rda.) al declarar desierto el recurso se encuentra ajustada a derecho, toda vez aue tuvo como fundamento el incumplimiento del profesional del derecho de sustentar la impugnación dentro del plazo consagrado en la normativa procesal penal, al enviar el escrito vía correo electrónico pasadas las 4:00 p.m., hora límite que tenía para presentarlo de conformidad con el horario de atención al público, cualquiera fuera el medio escogido. Un trato diferente sí constituiría una afectación de derechos fundamentales y un incumplimiento al ordenamiento procesal penal, puesto que no sería aceptable aplicar de manera estricta el horario judicial solo a las personas que acudan de manera personal a los despachos, y a quienes opten por presentar sus memoriales vía electrónica extenderles dicho término sin que exista ninguna disposición normativa que así lo indique.”
• Tribunal Administrativo del Quindío, Auto del 13 de febrero de 2018, Rad. 63001 – 3331 – 001 – 2016 – 00330 – 01, M.P.: Juan Carlos Botina Gómez.
• Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sentencia del 25 de octubre de 2006, Exp. 15000232600020020038901 (32210), M.P.: Ruth Stella Correa Palacio. En relación con la recepción de documentos por correos electrónicos.

Bajo el precedente anterior, podría afirmarse que para nuestro ejemplo, la apelación fue interpuesta en forma extemporánea, esto es, el mismo día de vencimiento del término preclusivo, pero claramente una (1) hora y once (11) minutos después de la finalización de la jornada laboral, razón por la cual, debería tenerse por radicada en la sede de la Oficina Judicial a las 8:00 AM del día siguiente.

Ciertamente es así en todas las sedes de los despachos de la Rama Judicial, al punto que quienes litiguen se habrán dado cuenta que últimamente, cuando se radican los memoriales de manera electrónica, se reciben respuestas automáticas con la advertencia clara de que los memoriales recibidos por fuera de la hora de cierre del juzgado (normalmente, a las 4:00 o 5:00 PM, dependiendo de la zona), se entenderán recibidos a la primera hora laboral del día hábil siguiente (por ejemplo: el Tribunal Administrativo de Cundinamarca, emite sendos correos al respecto).

Ya hablamos de la regla general. Ahora, hablemos de la excepción. 

Resulta que algunas entidades públicas (de aquellas autoridades administrativas a quienes se les ha delegado facultad jurisdiccional, como lo son justamente las Superintendencias), manejan, de manera diferente al horario presencial, un horario virtual de recibo y estudio de memoriales, el cual, por ejemplo, para la Superintendencia de Sociedades, permite la posibilidad de radicar memoriales hasta la media noche del día respectivo y que se tengan en cuenta como presentado en ese mismo día, aun cuando el horario presencial de atención haya terminado. 

Para el caso específico de la Supersociedades, esa política ha sido utilizada por la Delegatura de Procedimientos Mercantiles desde su creación en el año 2012 y así se ha aceptado en diversos casos desde esa época, sin perjuicio de un pronunciamiento del Tribunal Superior de Bogotá en el cual se mantuvo la tesis de que el horario de atención era hasta las 5:00 PM, tema que no se debatió en aquel pronunciamiento, por no haber sido discutido en instancia. 

Corolario de lo anterior, éstas son mis recomendaciones:

1. La regla general para los juzgados de la Rama Judicial, es la de aplicar a rajatabla, la regla del el Inc. 4º del Art. 190 C.G.P. (el Decreto 806 de 2020, sobre virtualización de los procesos por la pandemia, guarda silencio al respecto).
2. Existen algunas entidades (entre ellas, la Superintendencia de Sociedades), que tienen reglas diferentes para la radicación de memoriales por correo electrónico (que permiten la radicación después de las 5:00 PM).
3. Sin perjuicio de lo anterior, lo prudente es siempre radicar los memoriales, si no el día anterior al vencimiento del término, sí, por lo menos varias horas antes del vencimiento de la hora judicial, pues recuérdese, por una parte, que puede darse un lapso de tiempo entre el envío del mensaje de correo electrónico y su recepción en la dirección electrónica de destino (recuérdese, Internet no es precisamente instantáneo), o pueden darse situaciones de fuerza mayor o caso fortuito (colapso en la red, fallo en el servidor de la Rama Judicial, error en la dirección de correo electrónico del juzgado, etc.) que hagan imposible el recibo exitoso del memorial respectivo.
4. Habiendo hecho la advertencia anterior, es conveniente siempre tomar capturas de pantalla del envío del mensaje de datos, por cualquier eventualidad. Ésta termina siendo la única prueba del intento de envío para efectos de una futura reclamación (estrategia exitosa, por ejemplo, en sede administrativa ante la DIAN, cuando se colapsa su sistema MUISCA en fechas de vencimiento de declaraciones de renta, tal como ha ocurrido recientes veces).

Hasta una nueva oportunidad, 

Camilo García Sarmiento

Ci