Procedimiento para declarar la prescripción de títulos de depósito judiciales no reclamados, a favor de la Rama Judicial

Hola a todos:

No es muy conocido para el público en general, pero existe un procedimiento para prescribir títulos de depósito judicial a favor de la Dirección General del Tesoro – Rama Judicial, en cumplimiento de una providencia emitida por la autoridad competente, que representa tanto una fuente alternativa de recursos para la Rama Judicial (muy socorrida en estos tiempos del Covid - 19), y a la vez, una situación de potencial detrimento de los intereses patrimoniales de muchas personas (acreedores alimentarios, beneficiarios de consignaciones de liquidaciones laborales, etc.), que por desconocimiento pierden la posibilidad de acceder a esos recursos, asignados por sentencia judicial u otras razones. 

 

Para el efecto, se define: (i) depósito: se constituye depósito a lo que se recibe como cosa ajena con la obligación de guardarla y restituirla; (ii) título materializado: son aquellos valores que tienen soporte de papel; (iii) título desmaterializado: son aquellos valores que carecen de un documento físico que los soporte. En su reemplazo existe un registro contable, conocido como documento informático, que se administra a través de los depósitos centralizados de valores; (iv) orden judicial: decisión adoptada por un juez con respecto a una situación jurídica y que se perfecciona mediante sentencia; (v) prescripción: acción que se constituye cuando transcurridos dos (2) años de la ejecutoria de la sentencia (3 años para laboral) contados a partir de la terminación definitiva del proceso y orden de entrega correspondiente, el valor de los depósitos judiciales no hubiere sido reclamado por el titular o sus beneficiarios, las sumas de dinero consignadas a órdenes de los despachos judiciales o centros de servicios judiciales se trasladan a favor del tesoro nacional (Procedimiento para prescribir títulos de depósito judicial, SIGMA, C.S.J. – Sistema Penal Acusatorio de Bogotá; elaborado: 25 de febrero de 2013; aprobado: 28 de noviembre de 201).

 

Igualmente, se define: (vi) depósitos judiciales: sumas de dinero consignadas a órdenes de un despacho judicial; (vii) reposición: es la cancelación de un título judicial y la expedición de uno nuevo en las mismas condiciones que la anterior, por pérdida o extravío, hurto o grave deterioro del título original, para lo cual se diligenciará un formato; (viii) fraccionamiento: cuando una o varias sumas depositadas deban entregarse en diversas cuotas o a varias personas, el funcionario judicial ordenará al banco que la suma global del depósito se divida en varias de menor cuantía, según el número de cuotas en que se deba repartir, sin que en ningún caso pueda superarse el valor de dicha suma. La orden de fraccionamiento se diligenciará en el formato DJ05; (ix) conversión: es cuando una suma depositada deba transferirse a un proceso diferente que cursa en otro despacho judicial o en el mismo que ordenó su constitución, el depósito se modificará en los términos que ordene el funcionario judicial a cuya orden se constituyó inicialmente y para el efecto se diligenciará el formato DJ05 (C.S.J. – Sala Administrativa, SIGC, Procedimiento para el manejo de los depósitos judiciales).

 

el Art. 9º de la Ley 66 de 1993 (mod., Art. 59, Ley 633 de 2000), establece que conforme al procedimiento que establezca la Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, el valor de los depósitos judiciales prescribirá a favor del Tesoro Nacional si transcurridos dos (2) años, contados a partir de la terminación definitiva del correspondiente proceso, no hubieren sido reclamados por sus beneficiarios. Los dineros así adquiridos financiarán planes, proyectos y programas de inversión y capacitación de la Rama Judicial.

 

Siguiendo esa directriz, según el Art. 2º del Acuerdo 1115 de 2001, C.S.J. – Sala Administrativa (por el cual se establece el procedimiento para los despachos judiciales sobre la prescripción de depósitos judiciales), la prescripción extintiva de todos los depósitos judiciales que correspondan a procesos terminados definitivamente, se encuentren o no archivados y que no hayan sido reclamados por el beneficiario ante el despacho judicial o cobrados a la entidad depositaria correspondiente, dentro de los dos (2) años siguientes a partir de la fecha de ejecutoria de la providencia que ponga fin al proceso dentro del cual se constituyeron, o de la fecha en que el beneficiario estuvo en posibilidad legal de reclamarlos o cobrarlos, si el depósito judicial se constituyó con posterioridad a dicha providencia.

 

Según el Art. 4º del Acuerdo 1115 de 2001, C.S.J.; los funcionarios judiciales declararán la prescripción a favor de la Dirección General del Tesoro – Rama Judicial, mediante providencia motivada, la cual se notificará por edicto, que se fijará en un lugar público de la secretaría, por el término de tres (3) días. Contra esta providencia procede el recurso de reposición en todo caso y el de apelación en los procesos que no fueren de única instancia.

 

Teniendo de presente lo expuesto, se establecen como prerrequisitos para declarar la prescripción del depósito judicial: (i) el transcurso del plazo legal previsto (2 y 3 años para cada caso); (ii) el plazo se cuenta desde la terminación del proceso (debe identificarse plenamente el proceso); y (iii) que se puso a disposición de la parte y que éste no lo reclamó ante el despacho judicial o no lo cobró ante la entidad financiera (parte motiva, Acuerdo PSAA12 – 9472 de 2012, C.S.J. – Sala Administrativa).

 

Según el Art. 3º del Acuerdo PSAA12 – 9472 de 2012, C.S.J., el despacho judicial ordenará la conversión de los depósitos en situación especial a la cuenta única judicial nacional, previa verificación de que se trate de: (i) depósitos judiciales constituidos desde hace más de cinco (5) años; (ii) que se encuentren en situación especial, susceptibles de prescripción, es decir, que no se trate de depósitos judiciales con proceso activo a cargo del despacho o pendiente de convertirse a solicitud de otro despacho judicial.

 

A su vez, los Arts. 4º y 5º de la Ley 1743 de 2014 (Por medio de la cual se establecen alternativas de financiamiento para la Rama Judicial), adicionaron los Arts. 192 A y 193 B a la Ley 270 de 1996, cuyo texto es el siguiente, respectivamente:

 

Según el Art. 192 A (Depósitos judiciales en condición especial): Se entiende por depósitos judiciales en condición especial los recursos provenientes de los depósitos judiciales que tengan más de diez (10) años de constitución y que:

 

a.       No puedan ser pagados a su beneficiario por la inexistencia del proceso en el despacho judicial a cuyo cargo están, o de la falta de solicitud para su pago, o de la falta de la petición de otro despacho para proceder a su pago, o

 

b.       Hayan sido consignados en el Banco Agrario, o entidad bancaria correspondiente, o estén a su cargo, sin que se tenga identificado el despacho judicial bajo cuya responsabilidad deberían estar.

 

Según el Parágrafo Único del Art. 192 A, antes de trasladar los recursos de los depósitos judiciales en condición especial, el C.S.J., o quien haga sus veces, publicará por una (1) sola vez en un diario de amplia circulación nacional y en la página web oficial de la entidad, el listado de todos los depósitos judiciales en condición especial, vigentes a la fecha de publicación, identificando el radicado del proceso – si lo tiene –, sus partes – si las conoce – y la fecha en que fue hecho el depósito, para que en el término de veinte (20) días hábiles, siguientes a la fecha de la publicación, el beneficiario del depósito se presente a realizar las reclamaciones correspondientes ante el juzgado que conoció del proceso. Si el beneficiario no reclama el depósito, se entenderá que los recursos prescribieron de pleno derecho a favor de la Nación, Rama Judicial, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, o quien haga sus veces, con destino al Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia.

 

Según el Art. 192 B (depósitos judiciales no reclamados), los depósitos judiciales que no hayan sido reclamados por su beneficiario dentro de los dos (2) años siguientes a la fecha de terminación definitiva de cualquier proceso menos el laboral (para lo cual se exige que el beneficiario los reclame dentro de los 3 años siguientes a la fecha de terminación definitiva del proceso), prescribirán de pleno derecho a favor de la Nación, Rama Judicial, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, o quien haga sus veces, con destino al Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia.

 

Según el Parágrafo Único de dicho Art. 192 B, antes de trasladar los recursos de los depósitos judiciales no reclamados, el C.S.J., o quien haga sus veces, publicará por una (1) sola vez en un diario de amplia circulación nacional y en la página web oficial de la entidad, el listado de todos los depósitos judiciales en condición especial, vigentes a la fecha de publicación, identificando el radicado del proceso – si lo tiene –, sus partes – si las conoce – y la fecha en que fue hecho el depósito, para que en el término de veinte (20) días hábiles, siguientes a la fecha de la publicación, el beneficiario del depósito se presente a realizar las reclamaciones correspondientes ante el juzgado que conoció del proceso. Si el beneficiario no reclama el depósito, se entenderá que los recursos prescribieron de pleno derecho a favor de la Nación, Rama Judicial, Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, o quien haga sus veces, con destino al Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia.

 

Al respecto, el Art. 4º del Decreto 272 de 2015 (reglamentario de la Ley 1743 de 2014, y de los procedimientos necesarios para el recaudo y la ejecución de los recursos que integran el Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia), de manera periódica durante los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, el BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A., enviará un reporte al C.S.J., en el que indique: (i) la relación de todos los depósitos judiciales que a la fecha del reporte tengan más de dos (2) años de haber sido constituidos y no hayan sido reclamados a esta fecha, así como los depósitos judiciales que a la fecha del reporte tengan más de diez (10) años de haber sido constituidos y no hayan sido reclamados a esta fecha; y (ii) la información que posea sobre la fecha en que fue constituido el depósito judicial, el despacho judicial que conoció del proceso, el nombre y número de identificación del demandante y demandado y el número de radicado del proceso.

 

Según el Art. 5º del mismo Decreto 272 de 2015, el Consejo Superior de la Judicatura expedirá la reglamentación para determinar la forma y los plazos en que: (i) los despachos judiciales elaborarán un inventario de todos los depósitos judiciales existentes en los despachos judiciales de todo el país; (ii) los despachos judiciales, con base en la información enviada por el BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A., y en su propio inventario, deberán catalogar los depósitos judiciales, de acuerdo con los Arts. 4º a 7º de la Ley 1743 de 2014, y enviar esa información al C.S.J.

 

Siguiendo el mismo Art. 5º, el C.S.J., cotejará la información suministrada por el BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A.; con la enviada por los despachos judiciales de todo el país y elaborará un inventario de los depósitos judiciales que, a la fecha de envío del reporte en el BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A., cumplan las condiciones previstas en los Arts. 192 A y 192 B (adicionados, Arts. 4º y 5º de la Ley 1743 de 2014) de la Ley 270 de 1996.

 

Con base en el inventario elaborado, el C.S.J., publicará por una vez en su página web y en un diario de amplia circulación nacional, el listado de los depósitos judiciales que reúnan los requisitos establecidos en los Arts. 192 A y 192 B de la Ley 270 de 1996. Si dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la respectiva publicación, ninguna persona se presenta a reclamar el valor del depósito o si la reclamación presentada es negada o extemporánea, se entenderá que estos recursos prescribieron de pleno derecho a favor de la Nación – Rama Judicial.

 

Igualmente, el C.S.J., elaborará y enviará al BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A., el formato de conversión de depósitos judiciales que contenga el listado y montos de todos los depósitos judiciales que prescribieron de pleno derecho a favor de la Nación – Rama Judicial, ordenando a esta entidad bancaria transferir estos recursos a las cuentas bancarias que para tal efecto determine el C.S.J., para la administración del Fondo para la Modernización, Descongestión y Bienestar de la Administración de Justicia (Art. 5º, Decreto 272 de 2015).

 

Es responsabilidad de los despachos judiciales: (i) ordenar la constitución de los depósitos judiciales, mediante oficio en el que se debe contener los datos exigidos en el Art. 4º del Acuerdo 1676 de 2002; (ii) recibir los títulos físicos (materializados) para hacer postura en diligencia de remate y de cauciones para excarcelación (en el caso de pago por consignación de prestaciones laborales se recibirán en la Oficina Judicial, titular de la cuenta de acuerdo a lo dispuesto en el Acuerdo 1481 de 2002); (iii) recibir los títulos desmaterializados (recibiendo los reportes diarios sobre la consignación de depósitos judiciales y otros movimientos (sábanas) realizados a su cuenta; y (iv) archivar la documentación pertinente.

 

En particular, es responsabilidad directa del juez, y del secretario, del despacho judicial: (v) realizar la conciliación administrativa de la cuenta judicial; y (vi) reportar las inconsistencias, solicitando a la dependencia administrativa correspondiente al apoyo para su solución ante el BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A.

 

Si han pasado tres (3) meses y el BANCO AGRARIO DE COLOMBIA S.A., no responde o no realiza las aclaraciones respectivas deben remitirlo a la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial – Unidad de Presupuesto – División de Fondos Especiales y Cobro Coactivo (C.S.J. – Sala Administrativa, SIGC, Procedimiento para el manejo de los depósitos judiciales).

Hasta una nueva oportunidad, 

Camilo García Sarmiento