Técnicas de preparación judicial: cómo elaborar una (excelente) declaración extra juicio (con énfasis práctico, en reclamaciones de pensiones)

Hola a todos:

Algo que he visto en muchos procesos judiciales y trámites administrativos, es la presentación de declaraciones juramentadas que, más allá de la buena intención de los testigos, terminan siendo insuficientes e ineficaces para lograr el resultado pretendido (en últimas, llevar al convencimiento del funcionario para que se despache favorablemente la petición).

Así las cosas, para el manejo de las declaraciones extra juicio, ésta es la manera que he encontrado más recomendable para proceder:

Una declaración extra juicio (o declaración juramentada), es un acto mediante el cual una persona hace manifestaciones de voluntad que se realizan personalmente, ante el notario, y bajo la gravedad del juramento, por las cuales el declarante da plena fé y testimonio de hechos en razón de que le constan o conocen personalmente. 

Ejemplos típicos de declaraciones juramentadas son: cuando no se declara renta; de convivencia; de convivencia cónyuge o compañero permanente fallecido; de fallecimiento para pensiones y bancos; de soltería del ejército; de vida ante bancos; de no tener conocimiento de procesos pendientes de carácter alimentario o que cumplirán con sus obligaciones de familia (requisito para la posesión de todo servidor público, Art. 6o, Ley 311 de 1996); de no tener seguro contra todo riesgo en vehículos automotores; de no convivencia para suspender la vida en común; de unión libre; de insolvencia (éste último, con el cumplimiento previo de unos requisitos, contenidos en el Art. 532 C.G.P.); dependencia económica; afiliación de beneficiarios a EPS y cajas de compensación familiar; declaración de ingresos; inhabilidades; cancelación de patrimonio de familia inembargable; accidente de tránsito, entre otros.

Las declaraciones extrajuicio deben:

- Presentarse personalmente con cédula de ciudadanía si se es colombiano; o el pasaporte o cédula de extranjería si se es extranjero, e informar los datos completos (dirección física o postal; teléfono fijo y/o celular, correo electrónico cuando sea del caso).

- Declarar ante qué entidad va dirigida la declaración juramentada (por ejemplo, la ADMINISTRADORA COLOMBIANA DE PENSIONES - COLPENSIONES; la CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES - CREMIL; la ADMINISTRADORA DE FONDOS DE PENSIONES Y CESANTÍAS PORVENIR S.A.; el JUZGADO 29 DE FAMILIA DEL CIRCUITO DE BOGOTÁ, etc.).

- Llevar la declaración escrita para revisión del Notario (lo más recomendable para casos que requieran declaraciones de hechos específicos, como para un proceso judicial, o para un trámite administrativo en materia pensional), o dar la versión verbalmente.

- Llevar cualquier otro documento que el declarante considere sirva para dar su declaración y que haga constancia de lo que la persona desea declarar (no es una situación usual, pero puede ocurrir). 

Los pasos del trámite, en la Notaría, son los siguientes:

- Dar explicación de las razones de su testimonio, refiriéndose a hechos personales del declarante o que tenga conocimiento. 

- Redactar la declaración en compañía del oficial de declaraciones de la Notaría, o en su defecto (lo más recomendable), llevar la declaración escrita para revisión del Notario.

- Numeración del acta. 

- Imprimir dos (2) copias de las declaraciones.

- Plasmar la firma de los declarantes.

- Revisión y firma por el notario. 

Este trámite es rápido, se entregan las declaraciones el mismo día. La tarifa del trámite (excepto las declaraciones extra juicio de madres cabeza de hogar, que no tienen costo), es la tarifa notarial vigente. Para el 2021: $13.600,00 + IVA = $16.184,00).

Ahora, he reiterado que la manera más expedita para realizar con éxito dicha declaración, requiere de la preparación previa del escrito correspondiente. 

Para ello, dado que las manifestaciones juramentadas a consignar en la declaración deben estructurarse pensando eventualmente en la necesidad de ratificar el testimonio ante juez, bajo la gravedad del juramento. 

Lo dicho, por cuanto el Art. 222 C.G.P., indica que sólo podrán ratificarse en un proceso judicial las declaraciones de testigos, cuando se hayan rendido en otro proceso, o en forma anticipada sin citación o intervención de la persona contra quien se aducen, siempre que ésta lo solicite. Para la ratificación se repetirá el interrogatorio en la forma establecida para la recepción del testimonio en el mismo proceso (Art. 221 Ibid.: práctica del interrogatorio), sin permitir que el testigo lea su declaración anterior. 

La jurisprudencia (tanto en las jurisdicciones civil como laboral y de seguridad social), han sido muy exigentes en cuanto a no admitir, ni como pruebas documentales, ni como testimoniales, aquellas contenidas en declaraciones extrajuicio que no se ratifiquen en el proceso, sin perjuicio, por supuesto, de reconocer su utilidad práctica como mecanismo de prueba sumaria (esto es, que no ha podido ser controvertida por la parte adversaria), y como antecedente para el declarante, respecto de no contravenir su previa declaración.

En este orden, si el destino de la declaración extra juicio es, por ejemplo, acreditar convivencia en un trámite administrativo o judicial de reconocimiento de pensión de sobrevivientes, aparte de la premisa más natural y lógica (esto es, que el declarante diga la verdad, y por contera, que la declaración extra juicio sea consistente con lo que el declarante conoce personalmente sobre los hechos y situaciones objeto de su declaración), para poder preparar un texto adecuado, el declarante (y recuérdese, potencial testigo en un futuro proceso si hubiera que llegar a tal instancia), debería responderse a preguntas como las siguientes:

a) ¿Bajo qué circunstancias de tiempo, modo y lugar, conoció el declarante a la pareja frente a la cual se quieren hacer bajo juramento las manifestaciones?

En otras palabras, y para ayudar a desagregar la respuesta: 

- ¿Cuándo, dónde y cómo los conoció?

- ¿Durante cuánto tiempo, y en qué contexto o escenario, tuvo conocimiento de la vida en común entre la pareja?

- Si hubiera sido el caso, ¿En qué momento dejó de tener contacto con la pareja y no volvió a tener conocimiento de su vida en común?

Aquí es muy importante, ser lo más específico posible. Puede que la persona no logre recordar la fecha exacta (día, mes, año), pero sí al menos ubicarse temporalmente de manera clara (mes, año). 

Por otra parte, hay que demostrar CONTINUIDAD, en cuanto al conocimiento, en este caso, de la relación. Recuérdese que para acceder a una pensión de sobrevivientes (o sustitución de la pensión de vejez o jubilación, cuando sea el caso), independientemente de la demostrar la condición de cónyuge (la cual exige prueba solemne, esto es, registro civil de matrimonio), o la calidad de compañeros permanentes (la cual se deduce en el plano de los hechos, en el sentido de que el declarante manifieste claramente que las características de la convivencia que llegó a conocer de la pareja, realmente corresponden al concepto de "comunidad de vida, permanente y singular", con la voluntad responsable de conformar una familia, exigido por la Ley 54 de 1990 y el Art. 42 Constitucional para calificar la relación sentimental, como característica de una unión marital de hecho), sino de una CONVIVENCIA de carácter CONTINUO, esto es, ininterrumpida en el tiempo, o con vocación de permanencia, durante como mínimo, cinco (5) años continuos. 

Ello no significa que, por ejemplo, se pueda acreditar el quinquenio de convivencia a partir de testimonios, por ejemplo, de personas que conocieron a los esposos o compañeros en periodos que individualmente considerados, no superen los cinco años (ejemplo: el testigo A, manifiesta que conoció a la pareja durante los años 2005 a 2008, dos años en total; mientras que el testigo B declara lo mismo, pero referido al periodo 2007 a 2011, cuatro años en total. Al comprobarse que los extremos temporales son coincidentes, las dos declaraciones nos permiten acreditar una convivencia continua entre los años 2005 a 2011, es decir, durante siete años continuos). 

Igualmente, para este propósito específico, la persona debe delimitar el tiempo en que conoció la convivencia, bajo el carácter de "comunidad de vida", de otros periodos. Me explico: las relaciones sentimentales normalmente pasan por etapas de sucesivo conocimiento (de sí mismos y del otro), que conducen, del conocerse, empezar a salir, tener un noviazgo, a formalizar la relación "viviendo juntos".

b) ¿Qué puede informar al destinatario de la declaración (normalmente, la responsable de reconocer la pensión de sobrevivientes o la sustitución pensional), de manera particular y concreta, la persona sobre la convivencia como pareja (bien sea, unida en matrimonio o en unión libre) del fallecido y su consorte sobreviviente?

Esta pregunta va a la percepción del declarante sobre los aspectos objetivo (esto es, perceptible por los sentidos) y subjetivo (deducible del comportamiento de los sujetos sobre cuya conducta recae la declaración) de la convivencia, entendida no simplemente como cohabitación física, sino como la "comunidad de vida" que distingue a una verdadera unión marital (de hecho o de derecho, es decir, matrimonio).

¿Qué es "convivir"? Según la Real Academia, convivir es "vivir en compañía de otros". ¿Y cohabitar? es "habitar juntamente con otra u otras personas", pero también, "hacer vida marital", es decir, de aquella que se considera propia de los esposos (marital: "perteneciente o relativo al marido o a la vida conyugal"). 

Aquí aplica un aforismo usual en derecho de familia, entender que la unión marital de hecho implica "compartir techo, lecho y mesa". Esa expresión (muy popularizada) recoge los tres deberes cardinales del matrimonio del Art. 176 del Código Civil: los cónyuges están obligados a guardarse fe (débito conyugal = lecho), a socorrerse y ayudarse mutuamente (obligaciones morales y patrimoniales = mesa), en todas las circunstancias de la vida. Junto con la obligación expresa del Art. 178 C.C.: Salvo causa justificada los cónyuges tienen la obligación de vivir juntos y cada uno de ellos tiene el derecho a ser recibido en la casa del otro (vivir juntos = techo).

Por supuesto, la frase antedicha peca de ser tal vez demasiado simplista para abarcar toda la riqueza, complejidad y dinámica de la vida marital, pero ha demostrado ser muy útil como primer acercamiento. No sobra reiterar, que el concepto de "comunidad de vida" va mucho más allá, recogiendo el espíritu del modelo monogámico del matrimonio (único que reconoce la legislación colombiano, como merecedor, por así decirlo, de la consecuencia patrimonial intrínseca a la declaratoria, bajo la jurisdicción de familia, de una unión marital de hecho: la sociedad patrimonial entre compañeros permanentes, verbigracia, el equivalente funcional de la sociedad conyugal nacida ipso jure por la celebración del matrimonio, que bajo nuestra legislación civil, se entiende como un contrato solemne). 

Lo arriba dicho, reconociendo de antemano que las visiones de las jurisdicciones de familia, de un lado (ya explicado), y de la seguridad social (que admite el reparto de prestaciones económicas pensionales para situaciones de convivencia simultánea o paralela, o de convivencias sucesivas, según el tiempo acreditado de convivencia, ¿se acuerdan de porqué es tan importante acreditar la CONTINUIDAD en la relación, delimitando con la mayor precisión posible, al menos en términos de meses, el inicio y fin de dicha convivencia, o al menos del conocimiento que el declarante tuvo de ella?) son diferentes, pues la de familia no admite uniones poligámicas (o como se dice ahora, poliamor), mientras que la laboral y de seguridad social, sí es más flexible (pues las condiciones legales de otorgamiento de la pensión de sobrevivientes o la sustitución pensional de la pensión de vejez o de jubilación, así lo permiten).

Para claridad en cuanto al entendimiento del testigo, nunca sobra reiterar lo que la jurisprudencia decantada de la Corte Suprema de Justicia (Salas de Casación Civil y Laboral) adoctrinan unívocamente: 

La comunidad de vida, o comunidad vital, o consorcio de vida, es un concepto integrado por: (a) elementos fácticos, como la convivencia, la ayuda y el socorro mutuos, las relaciones sexuales y la permanencia entre la pareja; y (b) aspectos subjetivos, como el ánimo mutuo de pertenencia, de unidad y la affectio maritalis, que unidos a la descendencia común y a las obligacones y deberes que de tal hecho se derivan concretan jurídicamente la noción de familia. 

Ánimo que se evidencia de manera indubitable en aspectos como la convivencia de ordinario bajo un mismo techo (cohabitación), el compartir lecho y mesa, y además, asumir en forma permanente y estable ese diario quehacer existencial, que, por consiguiente, implica no una vinculación transitoria o esporádica, sino un proyecto de vida y hogar comunes. Esa vocación de permanencia, excluye, nuevamente, la que es meramente pasajera o casual, que además (para el caso exclusivo de la jurisdicción de familia) descarta el hecho mismo de que un hombre o una mujer pretenda convivir, como compañero permanente, con un número plural de personas (SC - 10295 de 2017, julio 18, Rad. 6111311000220100072801; M.P.: Aroldo Wilson Quiroz).

Así las cosas, el testigo, al referirse a las características de dicha comunidad de vida, debe estar plenamente convencido de que las características de la relación (evidentes para él en hechos como vivir juntos, criar a sus hijos juntos, apoyarse económica y espiritualmente, etc.) corresponden a esta particular significación.

Por supuesto, para los efectos puntuales de la declaración extra juicio (y si fuera del caso, para la declaración testimonial en sede judicial), el deponente debe ser lo más específico posible (puede que no irse al máximo detalle cotidiano, pero sí ser capaz, al menos de mencionar cosas básicas como recordar dónde y con quiénes vivían; si ellos departían como pareja en eventos sociales o familiares, si se trataban con cariño y afecto, etc.) 

Esa clase de detalles, en lo que sea relevante o digno de recordación, son los que le brindan la riqueza (y por consiguiente, la credibilidad correspondiente) a la declaración juramentada, para los propósitos del trámite específico al cual pretende servir, y no las típicas declaraciones extra juicio, con afirmaciones genéricas, que no aportan mayor cosa en concreto, y pueden ser entendidas como abstractas y no idóneas (o incluso, hasta fraudulentas) para convencer al funcionario de otorgar o no la prestación.

Bajo estos parámetros (y nuevamente, remitiéndose a este ejemplo particular), la idea es que el potencial testigo responda a esas simples (pero tan trascendentales) preguntas, escribiendo un pequeño texto para su revisión o aprobación (tanto por el abogado que sirva de asesor para el trámite específico, sino ante todo, por el mismo declarante, que tiene que llegar a sentirse cómodo y tranquilo sobre la veracidad y exactitud de la declaración). Una buena idea es exigirle redactar un texto (concreto, sí, pero con el nivel de detalle suficiente), que pueda ser revisado nuevamente, por el abogado y ante todo, por la almohada, para revisar si es posible ampliar, complementar, corregir lo que se quiera declarar, para al final, condensar el escrito.

Siguiendo, en lo posible, la concepción clásica de la estructura argumental, es decir, una estructura narrativa en donde se identifican tres partes: Introducción - Nudo - Desenlace.

Aquí: (a) Introducción: cómo se conocieron, dónde se conocieron, cuándo se conocieron; (b) nudo: la parte más extensa, en la cual se desarrollan los sucesos más importantes (para nuestro ejemplo, bajo qué condiciones se desarrolló la convivencia, con características de comunidad de vida, bajo la convicción del testigo); (c) desenlace: la conclusión de la narración, que puede ser un final cerrado, en el que no hay posibilidad de continuar (la muerte, separación definitiva entre los consortes, etc.); o abierto, en el cual el destino de los personajes se mantiene (para una declaración destinada a una solicitud pensional, por supuesto, no puede darse este final abierto, por razones obvias: se requiere de la muerte para acceder a la sustitución pensional o a la pensión de sobrevivientes).

Aquí funciona algo que yo siempre explico al "preparar" a un testigo. Preparar un testigo NO es indicarle qué debe decir (pues a la persona se le saldrá la verdad ante el juez, por más que quiera entrenarse para repetir una y otra vez su discurso), sino ayudarle para que pueda explicar SU verdad (esto es, su percepción de LA verdad), en términos que pueda él mismo reconocer, y de una manera estructurada, ordenada, lógica, que facilite su comprensión por el destinatario (la entidad, el juez), y permita arribar a la convicción de veracidad que la declaración propone. 

Por ello es que propongo este procedimiento, para no llegar a declaraciones simples, abstractas, genéricas, carentes de poder de convicción, como las que, por intención fraudulenta, o por simple ligereza o descuido, terminan siendo presentadas con resultados absolutamente contraproducentes. 

Una última aclaración: para los propósitos particulares y específicos de esta declaración (finalidad: servir como prueba sumaria de convivencia continua para un trámite de reconocimiento pensional), la declaración debe compaginar, no solo con la "verdad" (ya sea, hechos o situaciones) percibida por el deponente, sino al objeto de prueba, en el contexto específico del problema jurídico que el funcionario debe resolver (la convivencia quinquenal para el reconocimiento pensional para compañeros permanentes exige que los cinco años, u ojalá más, sean inmediatamente anteriores a la muerte del afiliado o pensionado; mientras que para los cónyuges, no divorciados, y cuya sociedad conyugal no fue disuelta, se pide que sea, simplemente, en cualquier tiempo, pudiéndose incluso acumular, periodos de convivencia como pareja de hecho, previos a la vida marital posterior a la celebración del matrimonio).

Estos conceptos (me permití concentrarme mucho en un tipo especial de declaraciones) son igualmente útiles para todo tipo de declaración jurada, simplemente, hay que adaptar la metodología y sobre todo, las preguntas que conduzcan a la redacción del relato, a la finalidad específica (fáctica y jurídica) que se persigue con el trámite al cual está destinada la declaración.

Hasta una nueva oportunidad, 

Camilo García Sarmiento