Apuntes de derecho notarial: requisitos particulares para la cancelación de escrituras públicas por orden judicial

Hola a todos:

Con relativa frecuencia se requiere cancelar escrituras públicas (normalmente, de hipoteca), por prescripción de la obligación, la cual se declara mediante sentencia judicial, que debe ser inscrita mediante escritura pública, ante la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente. 

Esta exigencia está prevista en el Art. 62 de la Ley 1579 de 2012 (Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos vigente), a cuyo tenor literal el registrador procederá a cancelar un registro o inscripción cuando se le presente la prueba de la cancelación del respectivo título o acto, o la orden judicial o administrativa en tal sentido. La cancelación de una inscripción se hará en el folio de matrícula haciendo referencia al acto, contrato o providencia que la ordena o respalda, indicando la anotación objeto de cancelación (subrayado y resaltado es mío).

En el mismo orden, el Decreto 960 de 1970 (Estatuto del Notariado), expresa que la cancelación de una escritura pública puede hacerse por declaración de los interesados o por decisión judicial en los casos de ley (Art. 45, Ibid.).

La cancelación decretada judicialmente se comunicará al Notario que conserva el original de la escritura cancelada mediante exhorto, que ha de contener la transcripción textual del encabezamiento, fecha y parte resolutiva pertinente de la providencia, y que será protocolizado directamente por el interesado (Art. 47, Ibid.).

Cabe señalar que las normas bajo examen exigen al notario que para la cancelación de una escritura tenga la declaración de los interesados en ese sentido, o que exista de por medio una declaración judicial; y en cuanto al registrador, le imponen el que para proceder la cancelación de un registro o de una inscripción tenga a la vista la prueba de la cancelación del respectivo título o acto, o la orden judicial al respecto. El notario debe inscribir en la escritura la orden de cancelación emitida por el juez, para enviarla posteriormente al registrador con el fin de que éste proceda a cancelar la inscripción o el asiento de la misma (Corte Constitucional, Sentencia C – 355 del 4 de agosto de 1997, M.P.: Vladimiro Naranjo Mesa).

En ese orden, los documentos que deben ser aportados por el interesado a la notaría correspondiente (se reitera, aquella en la cual reposa el original de la escritura a cancelar) son los siguientes: (a) copias auténticas de la sentencia (que en específico son las reproducciones de la providencia, más la constancia de secretaría del despacho sobre el carácter de auténticas de dichas copias); (b) la comunicación mediante exhorto a la notaría, ordenándole inscribir la sentencia.

Hasta una próxima oportunidad, 

Camilo García Sarmiento