Apuntes de empresas familiares: el protocolo de familia (según la Supersociedades)

Hola a todos:

Para la Superintendencia de Sociedades, el protocolo de familia, es un documento esencial para el gobierno corporativo, que regula las relaciones entre la familia, los accionistas y la empresa, para así asegurar la perdurabilidad de la empresa. Se trata entonces de un marco (cuya estructuración requiere de la participación de toda la familia, para asegurar su efectiva implementación, alineación con su contenido y respeto por sus disposiciones) que aclare las fronteras de actuación, los canales de comunicación y las líneas de reporte a seguir en el interior de la compañía, con independencia de la discrecionalidad de los diferentes actorees.

 

Documento que, se aclara, no requiere previa aprobación, autorización o verificación por la Superintendencia, pero cuya existencia es recomendable, debiendo como mínimo, contemplar los siguientes elementos: 

 

- Valores, propósito común de la familia y de la empresa.

- Conformación y funcionamiento de los órganos de gobierno de la famliia (asamblea familiar y consejo familiar), así como de los órganos de gobierno de la empresa (junta directiva o instancia equivalente, equipo gerencial, etc.).

- Roles de los integrantes de la familia, sus funciones, deberes y responsabilidades, en su calidad de socios, accionistas, empleados, miembros de la junta directiva o instancia equivalente, o del equipo gerencial.

- Responsabilidades, marcos de actuación y líneas de comunicación entre la familia, la junta directiva o instancia equivalente, y el equipo gerencial. 

- Políticas aplicables a los miembros de la familia que se vinculen contractual o laboralmente con la empresa.

- Acuerdos sobre transición generacional y sucesión de cargos.

- Condiciones y mecanismos mediante los cuales se aprueban e informan las operaciones que realicen los miembros de la familia con la empresa y otros aspectos relevantes de la sociedad.

- Políticas de dividendos.

- Reglas sobre la propiedad de la empresa familiar y protección patrimonial.

- Mecanismos para la resolución de controversias entre familiares que afecten la gobernabilidad de la empresa (Oficio 220 - 226724 del 24 de noviembre de 2020).

 

Los protocolos de familia pueden incluir estipulaciones como la inadmisión como socios de los no consanguíneos adjudicatarios de las acciones dentro de un proceso de sucesión o de liquidación de sociedad conyugal, si se considera que su ingreso desnaturaliza la empresa de familia y atenta directamente contra la perdurabilidad sobre la misma. El protocolo de familia, en todo caso, es un instrumento de carácter preventivo, y paralelo al estatutario. Con todas las características jurídicas de un contrato, que es ley para las partes y que nace desde el acuerdo de voluntades, sin necesidad de formalidades especiales; recordándose además su carácter consensuado y participativo (Oficios 220 - 034920 del 25 de mayo de 2012, y 220 - 206544 del 10 de diciembre de 2018).

Hasta una próxima oportunidad, 

Camilo García Sarmiento