Casuística en propiedad horizontal 2 (las certificaciones de personería jurídica de las alcaldías, y su diferencia frente a las de Cámara de Comercio)

Hola a todos: 

En estos días me hicieron esta pregunta, que va a un tema muy interesante, sobre la validez de las certificaciones expedidas por las Alcaldías, sobre la personería jurídica de los administradores de las propiedades horizontales. Veamos: 

Pregunta. ¿La Administración puede firmar contratos sin tener su personería actualizada ante la Alcaldía? En el caso del conjunto, la administradora figura en el documento (personería), y fue ratificada, pero por problemas de las firmas del acta de la Asamblea, se demoró y está en trámite.

 

Lo que yo entiendo de esta pregunta, es que la Administradora actual, había sido nombrada como tal para un periodo inmediatamente anterior (año 2021), en virtud del cual, dicho nombramiento fue inscrito ante la Alcaldía Mayor de Bogotá, documento que acredita su personería jurídica (como representante legal de la copropiedad) a la fecha presente, por cuanto el acto de ratificación del referido nombramiento (esto es, la decisión tomada por asamblea general en el año 2022, volviendo a nombrarla como administradora de la copropiedad), no ha sido suscrita por todos los responsables, y por supuesto, no ha sido inscrita ante la Alcaldía para actualizar el nombramiento.

 

Para responder, empiezo señalando que el régimen de propiedad horizontal es el sistema jurídico que regula el sometimiento a propiedad horizontal de un edificio o conjunto, construido o por construirse. Por ende, cuando un edifico o conjunto se somete a este régimen mediante la inscripción e la escritura pública en la oficina de registro de instrumentos públicos, es cuando surge la persona jurídica de la propiedad horizontal.

 

Ahora, en cuanto a la certificación de la existencia y de la representación legal de la persona jurídica, el Art. 8º de la Ley 675 de 2001, dispuso que dicha inscripción y posterior certificación corresponde al Alcalde Municipal o Distrital del lugar de ubicación del edificio o conjunto, o a la persona o entidad en quien éste delegue esta facultad. La inscripción se realizará mediante la presentación ante el funcionario o entidad competente de la escritura registrada de constitución del régimen e propiedad horizontal y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal. También será objeto de inscripción la escritura de extinción de la propiedad horizontal, para efectos de certificad sobre el estado de disolución de la persona jurídica. En ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales.

 

Para el caso de Bogotá, dicha función fue delegada a las Alcaldías Locales, mediante el Art. 50 del Decreto Distrital 854 de 2002. Alcaldías que llevan un registro y expiden las certificaciones de existencia y representación legal de las personas jurídicas reguladas por la Ley 675 de 2001, que se encuentren ubicadas dentro de la correspondiente jurisdicción territorial de la localidad, pero por ese hecho no reconocen personerías jurídicas, pues estas (la de la propiedad horizontal) surge con la inscripción de la escritura en la oficina de registro (Secretaría Jurídica Distrital de Bogotá, Concepto 2201817652 de 2018, diciembre 17; Concepto 48 de 2009, agosto 21; Concepto 21 de 2008, enero 4; y Concepto 45 de 2005, noviembre 23).

 

La ley especial (de propiedad horizontal) no previene que la falta de actualización de personería jurídica, en específico, del nombramiento del nuevo administrador como representante legal, haga que el acto o contrato celebrado sea inoponible frente a terceros, como sí lo estatuye el Código de Comercio, respecto a los nombramientos inscritos en el registro mercantil. Al efecto, dicha norma especial (aplicable a las sociedades comerciales) indica que las personas inscritas en la cámara de comercio del domicilio social como representantes de una sociedad, así como sus revisores fiscales, conservarán tal carácter para todos los efectos legales, mientras no se cancele dicha inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección (Art. 164 C. de Co.).

 

Por tanto, el órgano responsable deberá estudiar la renuncia presentada, pronunciarse sobre su aceptación y proceder a la elección del correspondiente reemplazo, en cumplimiento de la legislación mercantil y lo dispuesto en los estatutos sociales, teniendo en consideración, en todo caso, lo establecido por la Corte Constitucional en Sentencia C – 621 de 2003 (julio 29, M.P.: Monroy, M.), que al estudiar la norma aludida (Art. 164 C. de Co.), estableció la constitucionalidad condicionada de dicha norma, a lo siguiente:

 

Por todo lo anterior la Corte concluye que las normas demandadas no pueden ser consideradas constitucionales, sino bajo el entendido de que la responsabilidad que endilgan a los representantes legales y revisores fiscales salientes de sus cargos, mientras se registra un nuevo nombramiento, no puede carecer de límites temporales y materiales. Dichos límites temporales y materiales implican que: (i) Se reconozca que existe un derecho a que se cancele la inscripción del nombramiento del representante legal o del revisor fiscal en todas las oportunidades en que por cualquier circunstancia cesan en el ejercicio de sus funciones. Este derecho acarrea la obligación correlativa de los órganos sociales competentes en cada caso, de proveer el reemplazo y registrar el nuevo nombramiento. (ii) Para el nombramiento del reemplazo y el registro del nuevo nombramiento se deben observar, en primer lugar, las previsiones contenidas en los estatutos sociales. (iii) Si los estatutos sociales no prevén expresamente un término dentro del cual debe proveerse el reemplazo del representante legal o del revisor fiscal saliente, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días, contados a partir del momento de la renuncia, remoción, incapacidad, muerte, finalización del término estipulado, o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo. Durante este lapso la persona que lo viene desempeñando continuará ejerciéndolo con la plenitud de las responsabilidades y derechos inherentes a él. A esta conclusión arriba la Corte, aplicando por analogía las normas que regulan la terminación del contrato de trabajo a término indefinido, contenidas en el artículo 47 del Código Sustantivo del Trabajo, subrogado por el artículo 5° del Decreto Ley 2351 de 1956 (iv) Pasado el término anterior sin que el órgano social competente haya procedido a nombrar y registrar el nombramiento de un nuevo representante legal o revisor fiscal, termina la responsabilidad legal del que cesa en el ejercicio de esas funciones, incluida la responsabilidad penal. No obstante, para efectos de la cesación de la responsabilidad a que se acaba de hacer referencia, el representante legal o el revisor fiscal saliente debe dar aviso a la Cámara de Comercio respectiva, a fin de que esa información se incorpore en el certificado de existencia y representación legal correspondiente a la sociedad. (v) Si vencido el término de treinta días y mediando la comunicación del interesado a la Cámara de Comercio sobre la causa de su retiro no se produce y registra el nuevo nombramiento de quien reemplazará al representante legal o al revisor fiscal saliente, este seguirá figurando en el registro mercantil en calidad de tal, pero únicamente para efectos procesales, judiciales o administrativos, sin perjuicio de las acciones que pueda interponer en contra de la sociedad por los perjuicios que esta situación pueda irrogarle. (vi) No obstante todo lo anterior, la falta de publicidad de la causa que da origen a la terminación de la representación legal o de la revisoría fiscal, hace inoponible el acto o hecho frente a terceros, ante quienes el representante legal o revisor fiscal que figure registrado como tal continuará respondiendo para todos los efectos legales.

 

Los anteriores condicionamientos hacen que la permanencia en el registro mercantil de la inscripción del nombre de quien venía ejerciendo la representación legal o la revisoría fiscal de la sociedad se mantenga una vez producida la causa de su desvinculación, como una forma de garantía a los intereses de terceros y por razones de seguridad jurídica. Empero, pasado el término de treinta días, y mediando comunicación del interesado sobre el hecho de su desvinculación, dicha inscripción adquiere un carácter meramente formal.

 

Finalmente, tratándose del caso en que el representante legal o el revisor fiscal sea un apersona jurídica, debe aclararse que si de lo que se trata es de la renuncia, remoción, muerte, etc. de la persona natural que, a nombre de aquella, cumple con la función, lo que procede es su reemplazo en tal actividad, sin necesidad de registro o comunicación alguna.

 

Los treinta (30) días a que se refiere la sentencia, deben entenderse como hábiles, insistiendo en que la providencia anterior no aplica a las propiedades horizontales, pues su aplicación está restringida a las sociedades comerciales y a los actos de nombramiento de sus administradores, sujetos a inscripción ante el Registro Mercantil (RUES).

 

Ahora, volviendo al caso en estudio, me permito reiterar que, a diferencia de lo prevenido para los administradores (representante legal, miembros de junta directiva, revisor fiscal) en el Código de Comercio, la Ley 675 de 2001, no estableció que la responsabilidad del administrador continuara después de haber renunciado, ni de haber sido designado otro administrador, si tal acto no había sido inscrito ante la Alcaldía Local, para los efectos de la actualización de la personería.

 

En ese orden, paso a responder:

 

·         En primer lugar, si la administradora continúa en el ejercicio de su cargo, se presume (con base en el certificado de personería) que sigue siendo la representante legal de la sociedad (y es el interesado en demostrar lo contrario quien deberá hacerlo, aportando la prueba de lo opuesto, esto es, que fue designada otra persona en reemplazo de la administradora anterior, quien además debió haber aceptado el nombramiento para entrar en posesión de sus funciones).

 

·         De otra parte, la falta de actualización del certificado de personería (bien sea, porque dicha actualización cursa a la fecha su trámite, o porque simplemente el trámite de actualización no ha sido ni siquiera promovido), no afecta la validez de los actos o contratos celebrados en el interregno, para lo cual conviene que la administradora, actuando como representante legal de la copropiedad, acredite a su contraparte contractual el hecho del nuevo nombramiento (aportando el acta de asamblea correspondiente), y la iniciación del trámite de actualización (para demostrar que la falta de actualización del certificado obedece a razones no imputables a ésta última). Así es como se debería proceder.

Espero que esta respuesta les haya aclarado el punto, que no es tan fácil de advertir. 

Hasta una nueva oportunidad, 

Camilo García Sarmiento