¿La implementación de la nómina electrónica en Colombia, es conveniente para el sector contable?
Introducción
La nómina electrónica es un documento digital
equivalente a la planilla física de nómina de los trabajadores, la cual puede
ser enviada a éstos por correo electrónico en archivo PDF; y ser aportada como
soporte de costos y deducciones como archivo .XML. Como documento digital
almacenado en la nube, no ocupa espacio físico y reduce la huella ecológica de
la empresa; y puede consultarse en todo momento, con absoluta confiabilidad en
cuanto a la integridad de la información, pudiendo llegar a ofrecer datos y estadísticas
en tiempo real
Y por supuesto, amplía las facultades de fiscalización
del Estado Colombiano, para efectos de determinar con precisión los costos y
gastos procedentes (que permiten reducir la renta bruta y, eventualmente, la
renta líquida gravable de las personas jurídicas por el sistema ordinario del
Art. 26 ET), y los ingresos reales de los trabajadores, para los fines del
impuesto de renta.
Además, facilitará la labor fiscalizadora de la UGPP,
sobre los ingresos laborales, al determinar los factores presuntamente
constitutivos de salario al liquidar el ingreso base de cotización (IBC) en
aportes a pensión.
Ante este escenario, cabe preguntarse sobre los
efectos que este avance tecnológico (que corresponde a una imposición legal,
pueda tener frente a las empresas y para los contadores, tema sobre el cual
versará el presente ensayo argumentativo.
Planteamiento del punto de vista o tesis
No siendo del caso siquiera cuestionar la conveniencia
o desatino de la implementación de la nómina electrónica por la DIAN (adoptada
en plena pandemia, mediante Resolución 000013 de 2021, bajo el imperativo
consignado en el Art. 616 – 1 ET, ya desde el año 2016, con mandato de
implementación para el año 2020, según la Ley 1943 de 2018), el propósito de
este ensayo es reflexionar sobre los efectos previsibles de su implementación
plena en las políticas contables, el cumplimiento por los empleadores de sus
obligaciones laborales, y el mismo gremio contable, entendida a la contaduría
pública como una de tantas profesiones que va a tener que redefinirse, como
resultado de la automatización acelerada de procesos en la era del
conocimiento.
Siendo un tema tan nuevo en Colombia, no existe mayor
literatura sobre éste. A nivel académico existen algunos trabajos de interés que
han tratado el tema como consecuencia de la intención de la DIAN de incluir la
nómina digital como extensión de la facturación electrónica, después de su
obligatoriedad
Ahora bien, para el abordaje del asunto, recordemos
que las obligaciones laborales, desde el punto de vista contable, se
efectivizan a través de la gestión de la nómina, que en sentido genérico es la
sumatoria de los registros de los pagos realizados a los trabajadores de sus
acreencias laborales, durante los periodos (normalmente quincenales o
mensuales) en que se acredite su causación.
Contable y jurídicamente, la nómina constituye un
registro fidedigno del pago (modo prototípico de extinción de una obligación)
de las acreencias laborales que el empleador debe asumir, como resultado o con
ocasión de la ejecución de los distintos contratos de trabajo, celebrados con
sus trabajadores, tanto individual (el comprobante de nómina, como recibo de
pago) como colectivamente. Recordando aquí que, a diferencia de otros tipos de
contratos (civiles o comerciales), el contrato laboral es un negocio jurídico
sumamente complejo, absolutamente reglado que, en su inmensa mayoría, está
lleno de normas jurídicas de orden público y de carácter imperativo (esto es,
que no pueden ser derogadas ni modificadas por las partes contratantes), y que
involucra deberes de contenido patrimonial (en su mayoría, en cabeza del
empleador) que atañen, no solamente frente a su planta de personal, sino al
Estado, como ente rector del Sistema de Seguridad Social Integral (que defiende
un colectivo muchísimo más amplio que los trabajadores de la empresa, pues con
el recaudo y pago de dichos aportes se garantiza la sostenibilidad del sistema
a la población en general, bajo criterios de universalidad, solidaridad, integralidad
y eficiencia, entre tantos otros), con miras a hacer efectivos derechos
constitucionales de orden fundamental (al trabajo, a la seguridad social, al
mínimo vital, a la asociación sindical, etc.).
Solo para ilustrar el punto: la regulación normativa
del contrato de compraventa, en materia civil, se concreta a 105 artículos del
Código Civil (Arts. 1849 a 1954 C.C.). La equivalente del Código de Comercio, a
62 artículos (Arts. 905 a 967 C. de Co.). Solamente la parte de derecho
individual del Código Sustantivo del Trabajo (sin contar su normatividad
complementaria), posee 352 artículos.
Ello sin considerar otra connotación fundamental de la
nómina como rubro consolidado de las obligaciones laborales de un empleador, a
saber, es su carácter de costo, que afecta los ingresos de las personas
jurídicas para efectos de determinar, primero la renta bruta, y eventualmente,
la renta líquida gravable, bajo el sistema ordinario del Art. 26 del Estatuto
Tributario. Y de ingreso correlativo para los trabajadores, susceptible
igualmente, de ser base gravable, esta vez bajo el sistema cedular, desde la
perspectiva del trabajador (persona natural) declarante y contribuyente.
Bajo esa dinámica, siguiendo la experiencia exitosa de
países como Argentina, Chile, México y Brasil
Aquello no fue una iniciativa repentina, pues el Art.
616 – 1 ET (si no en su versión vigente, esto es, su modificación con el Art.
13, Ley 2155 de 2021), en su versión del Art. 16 de la Ley 1943 de 2018
(repetida con el Art. 18 de la Ley 2010 de 2019), planteó que el sistema de
facturación electrónica era aplicable a los pagos de nómina, entre otras
operaciones diferentes a compra y venta de bienes y servicios (Parágrafo 6º),
ordenándose a la DIAN establecer los requisitos técnicos de la factura
electrónica para su aplicación específica en el pago de nómina, entre otras
operaciones (Parágrafo Transitorio 2º).
La administración de impuestos cumplió con ese mandato
legal, estableciendo los parámetros del documento soporte de pago, sus notas de
ajuste, así como su generación, transmisión y validación
A la fecha presente, el plazo para los empleadores de
hasta 10 trabajadores (quienes debían transmitir la información de diciembre
por tarde dentro de los 10 primeros días de enero de 2022) se terminó
extendiendo (con la obligación de generar el documento soporte de pago de
nómina electrónica, de los meses de diciembre de 2021, enero y febrero de 2022,
así como sus notas de ajuste) hasta los 10 primeros días de marzo de 2022. Esto
ocurrió pues según la UGPP, los empresarios de este Grupo 4, representan el
mayor número de empleadores del país, ante lo cual, considerando la necesidad
de fomentar la reactivación en diciembre de 2021, la DIAN decidió darles un
compás de espera para que pudieran concentrarse en su operación
Para ilustrar la importancia de la nómina como pasivo dentro
de la estructura de costos del empresario / empleador, se estima que para el
año 2021, el costo mensual aproximado de un trabajador que devengue 1 SMMLV
($908.526,00), es de $1.495.802,00 mensuales y $17.949.624,00. Es decir, del
costo real que representa dicho trabajador para su empleador, el 60,73% equivale
al gasto neto del salario, mientras que el 39,26% restante, corresponde a
prestaciones sociales, aportes a seguridad social y otros emolumentos
obligatorios por ley
Así las cosas, la implementación de la nómina
electrónica ofrece dos tipos de ventajas, una para la empresa y otra (la más
evidente) para el Estado: por una parte, disminuye los costos de archivo e
impactos ambientales, entre otros, derivados del uso del papel (cosa que, en la
práctica, no es de mayor interés para el empleador); y por la otra, facilita
enormemente al Estado sus poderes de fiscalización, con las falencias
inevitables derivadas de la ajustada implementación.
El uso de la nómina electrónica permitirá verificar
con muchísima mayor facilidad si el ingreso base de cotización (IBC) usado para
liquidar los aportes a seguridad social (especialmente, en cuanto al componente
de aportes a pensiones) concuerdan con el valor real del salario, con todos los
rubros que lo conforman (como contraprestación personal y directa por el
servicio, a la voz del Art. 127 CST). Ello facilitará mucho la labor de
fiscalización de la Unidad de Gestión de Pensiones y Parafiscales – UGPP (e
incluso, a largo plazo evitará el envío de reportes a dicha entidad, cuyo
incumplimiento da lugar a unos procesos administrativos sancionatorios
supremamente onerosos).
También facilitará la fiscalización tributaria sobre
la imputación de costos bajo criterios de causalidad, necesidad y
proporcionalidad (Art. 107 ET), y promueve el mérito probatorio de la nómina
digital, por la confiabilidad en su almacenamiento (en la nube, bajo los
parámetros definidos en la Resolución 000013 de 2021) y la reproducibilidad de
los datos, bajo los parámetros de la Ley 527 de 1999 (de comercio electrónico,
que establece el valor probatorio de los mensajes de datos). Es
decir: con la implementación de la nómina electrónica, además de dar un avance
hacia la globalización (con beneficios a largo plazo muy etéreos), lo cierto es
que las empresas se verán obligadas a ser absolutamente transparentes con los
pagos laborales y de seguridad social a sus trabajadores.
Seguramente,
se empezará a marchitar la aplicación de los pactos de exclusión salarial del
Art. 128 CST, ya que la UGPP va a poder contar con un mayor nivel de control
frente a los pagos laborales desalarizados, pudiendo reafirmar fácilmente su
presunto carácter laboral, especialmente al determinar muy fácilmente (con un simple
click) el componente de habitualidad y proporcionalidad frente a los ingresos
calificados por el patrono como de carácter salarial, aún sin entrar a discutir
el límite objetivo del 40% de los ingresos, señalado por el Art. 30 de la Ley
1393 de 2010.
A
largo plazo, seguramente serán superfluos muchos de los requerimientos de
información de la UGPP (que por lo demás, exigen actualmente a las empresas
presentar reportes en formatos bastante dispendiosos), en la medida que esta
entidad se acomode a la inter operatividad de los proveedores tecnológicos
autorizados por la DIAN. En medianas y grandes empresas, van a tener que
revaluarse muchos esquemas de compensación salarial, ante la incómoda
visibilidad que tendrán los pagos de bonificaciones por rendimiento, auxilios
de movilización u otros rubros exóticos (tradicionalmente usados para eludir la
caracterización salarial de comisiones).
Y
no sobra decirlo, el archivo electrónico de nómina digital se convertirá en el
único documento soporte para los procesos de determinación en estos aspectos
(documentos privados frente a los cuales se puede llegar a postular fecha
cierta, crucial para la prueba fiscal de los pasivos, Art. 770 y 771 ET, la
fecha de presentación digital ante la DIAN, invocando para efectos del Art. 767
Ibid.), lo cual reafirmará a la DIAN en la postura de utilizar los cruces de
información exógena (que no es una prueba, sino un procedimiento para verificar
la exactitud de las declaraciones tributarias) en los procesos de determinación,
lo cual generará interesantes retos en la medida en que esos futuros casos
terminen siendo resueltos por la jurisdicción de lo contencioso administrativo,
como ha venido ocurriendo recientemente
Finalmente,
¿qué puede esperarse a largo plazo con la implementación de la nómina
electrónica frente a las prácticas profesionales del sector contable?
En
primera medida, un impulso adicional a la externalización de servicios de
nómina, limitándose cada vez más la participación (bien sea del contador, o del
asistente, técnico o tecnólogo contable) como colaboradores internos, a la
captura manual de los datos (situación que eventualmente se irá automatizando,
en la medida que los medios tecnológicos asociados al teletrabajo, internet de
las cosas, edificios inteligentes, etc., permitan lograr un seguimiento más
riguroso de las rutinas del trabajador).
En
empresas pequeñas, probablemente se tenderá a contratar tecnólogos contables
con formación en gestión del talento humano, para integrar esas funciones
(estrechamente relacionadas), lo cual va de la mano con el desplazamiento del
contador como personal necesario para actividades rutinarias como la emisión de
facturas, la elaboración de estados financieros, la determinación de los
impuestos, etc., por cuenta de la inteligencia artificial
Ello
implica que los contadores deberán fortalecer sus conocimientos digitales, y
adquirir interés en nuevas áreas complementarias, que requieren de un compartir
interdisciplinario con profesiones como la psicología y el derecho, para
poderse posicionar profesionalmente en este tipo de nichos, teniendo en mente
el hecho cumplido que implica (necesariamente para bien), la obligatoriedad de
esta implementación.
Conclusiones
En
síntesis, para intentar responder a la pregunta que motiva la presente reflexión:
la implementación de la nómina electrónica es una medida que, a nivel económico
y fiscal, representa un avance supremamente importante (tanto o más que la
factura electrónica), básicamente en cuanto al aumento de la capacidad de la
DIAN y la UGPP, de ejercer sus funciones de fiscalización.
Obviamente,
la digitalización de la nómina, bajo parámetros legales objetivos, es algo que
a largo plazo tiene que aumentar la competitividad de las empresas, en el
sentido previamente anunciado de reducción de costos operativos por cuenta de
automatización de procesos y eliminación de espacio físico de archivo
(eliminación que no va a ser inmediata, pues al ser la nómina parte de otros
archivos de carácter laboral, como los que deben ser conservados para efectos
del SG -SST, la realidad es que durante muchos años seguiremos conviviendo, por
así decirlo, con expedientes híbridos, en parte digital, en parte papel). Y es
un salto hacia adelante que debía darse, hacia el cual los empleadores (y el
gremio contable) debían apuntar, para mejorar sus indicadores a nivel de
gestión del talento humano (entendida la gestión de nómina transversalmente, no
solo como un tema contable, sino como parte integral del manejo de las
relaciones laborales en toda organización).
Pero
consideramos que inevitablemente esta iniciativa, durante al menos uno o dos
años, va a ser un factor que le va a restar (no aumentar) competitividad por un
tiempo a las empresas, en la medida que muchos empleadores van a tener que
replantear sus políticas de compensación laboral (cuando estén desajustadas
frente a los parámetros de ley, muy especialmente en la aplicación abusiva de
los pactos de exclusión salarial del Art. 128 CST) para reformularlas en
términos de mayor equidad laboral, lo cual implica necesariamente reducir la
carga laboral (renegociando contratos laborales y fomentando la rotación de
personal, esto es, no renovando contratos a término fijo, para poder vincular
personal fresco bajo las nuevas condiciones).
Pero
esa no es una situación que amerite crítica frente a la nómina digital, sino el
efecto natural y lógico de adaptación a unas condiciones de repentina y
absoluta transparencia, por parte de aquellos empleadores irrespetuosos de sus
obligaciones frente a sus trabajadores, en un entorno que va dejando cada vez
menos espacio para la elusión tributaria, sin que ello repercuta en mayor o
mejor empleo, ya que la adaptación a largo plazo (para no pretender pecar de
ingenuos), probablemente consistirá en la reducción de personal, y no
necesariamente en el mejoramiento de sus condiciones.
En
cuanto al gremio contable, este fenómeno debe verse como un importante llamado
de atención hacia la renovación. El contador público (al menos en su imaginario
tradicional como simple tenedor de libros) se volverá obsoleto en la medida en
que muchas de sus tareas se irán automatizando cada vez más (siendo la nómina
una razón tradicional para contratar un contador, o al menos, un auxiliar
contable).
Eso
quiere decir que la supervivencia, crecimiento y perdurabilidad de esta
profesión (al igual que otras afines, como la del abogado), va a depender
exponencialmente de su capacidad para procesar información y poder generar
estrategias proyectivas que coadyuven en la toma eficiente, en tiempo real, de
decisiones (análisis de efectividad y rentabilidad que permitan determinar
políticas más efectivas de compensación laboral u optimización en la nómina
laboral, estrategias más efectivas para una adecuada parametrización, por
brindar algunos ejemplos), con un fuerte componente interdisciplinario (para el
sector de nómina, claramente con respecto a psicología organizacional, y
derecho laboral y de la seguridad social) que se debe, desde el pregrado,
fortalecer.
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