Temas curiosos societarios: fecha de corte para los estados financieros pre y post fusión (doctrina Supersociedades y CTCP)

Hola a todos: 

Hoy quiero dar respuesta a una pregunta muy particular que surge durante los procesos de fusión y escisión de sociedades, y que tiene un trasfondo muy importante. Las expongo: 

1) ¿Es o no es jurídicamente posible aprobar un compromiso de fusión por absorción, por parte de las sociedades (absorbente y absorbida respectivamente), que NO ESTÁN SOMETIDAS (de manera permanente) A VIGILANCIA O CONTROL de la Superintendencia de Sociedades, y que están bajo el RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL (siendo entidades que están simplemente sometidas a la SUPERVISIÓN (eventual) de esta misma Superintendencia) en sus respectivas asambleas del máximo órgano social, aprobando dicho compromiso de fusión, con base en unos estados financieros (ordinarios) cuya fecha de corte (esto es, 31 de diciembre del año 2025, por dar un ejemplo) que han sido expedidos en una fecha ANTERIOR al mes inmediatamente anterior a la fecha en que se realiza la convocatoria a la asamblea (bien sea ordinaria o extraordinaria) en la cual se aprueba dicho compromiso de fusión (por dar un ejemplo, 15 o 28 de febrero de 2026, o 1º, 15 o 31 de marzo de 2026)?

2) Conforme a lo planteado en la pregunta inmediatamente anterior, favor indicar si, en opinión de esta Superintendencia, las sociedades que NO están sometidas permanentemente a la VIGILANCIA O CONTROL de esta misma Superintendencia (pero SÍ están sometidas eventualmente a su SUPERVISIÓN), y que están bajo el RÉGIMEN DE AUTORIZACIÓN GENERAL, están obligadas a dar cumplimiento a lo preceptuado en la Circular Externa 220 – 000007 de 2008 (abril 2), y de manera especial y específica, a lo previsto en su Núm. 2.8.1: “De conformidad con lo previsto en el artículo 29 del Decreto 2649 de 1993, la fecha de corte de los estados financieros preparados para decidir sobre la fusión o escisión, no puede ser anterior a un mes respecto a la fecha de convocatoria a la reunión del máximo órgano social respectivo”, a ser entendido en armonía con el Art. 1º del Anexo No. 6 – 2019, del Decreto 2270 de 2019: “Art. 1. Estados Financieros Extraordinarios. Son estados financieros extraordinarios, los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual deban prepararse. (…) Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, (…)”.

3) Conforme a lo planteado en la pregunta inmediatamente anterior, favor indicar si, en opinión de esta Superintendencia, ¿es posible convocar a una asamblea extraordinaria, para aprobar un compromiso de fusión, cuyos estados financieros fueron elaborados con la misma fecha de corte de los estados financieros ordinarios (es decir, a fecha 31 de diciembre de 2025, para nuestro ejemplo), mediante una asamblea general (ordinaria o extraordinaria) cuya convocatoria se realice DENTRO del mes siguiente a la fecha de corte de dichos estados financieros (para dar un ejemplo, el 15 de enero, o el 31 de enero de 2026)?

4) Conforme a lo planteado en la pregunta inmediatamente anterior, favor indicar si, en opinión de esta Superintendencia, ¿es posible convocar a una asamblea general, en las condiciones de supuesta extemporaneidad frente a la fecha de corte de los estados financieros tomados como referente para elaborar el compromiso de fusión (así como para convocar a la asamblea general en la cual dicho compromiso se aprobará), manteniendo como fecha de corte la de aquellos estados financieros, acompañados de una certificación del representante legal, contador y/o revisor fiscal, cuando corresponda, respecto de la ocurrencia o no de eventos que hubieran podido afectar significativamente la situación de la respectiva persona jurídica, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros, y la presentación de la convocatoria a la asamblea general correspondiente?

A este respecto, para responder se tiene lo siguiente: 

Mediante Oficio 220 - 233022 de 2014 (diciembre 26), la Superintendencia de Sociedades dio respuesta a una consulta sobre el impacto del cambio normativo contable (adopción de las NIIF) frente a una autorización de fusión (efectuada en 2015), para la cual se emplearon como base del compromiso de fusión estados financieros de fin de ejercicio (para este caso, del 2014). 

Para la época, se tenía como referente la Circular Externa 220 - 000007 de 2008 (abril 2), Supersociedades, norma que para el caso presente sigue estando vigente, pero que hay que interpretar en el sentido de que hace referencia a una norma contable (Decreto 2649 de 1993) que fue derogada integralmente por el Decreto 2270 de 2019 (por la convergencia a los estándares internacionales de información financiera - NIIF).

Esta Circular Externa está diseñada para regular el trámite relativo a las solicitudes de autorización previa de fusiones y escisiones a tramitar ante la Supersociedades (en concreto, a la presentación de la documentación básica para las solicitudes de fusión y escisión), advirtiendo que si los participantes en la operación mercantil cumplen con las instrucciones de transparencia y revelación establecida por la entidad, gozarán de una autorización general, sin perjuicio de su verificación posterior.

A este respecto, el Núm. 2.8.1 (referido a la documentación básica para las solicitudes de fusión y escisión) de la citada Circular Externa 220 - 000007, establece que, de conformidad con lo previsto en el Art. 29 del mentado Decreto 2649 de 1993, la fecha de corte de los estados financieros preparados para decidir sobre la fusión, no puede ser anterior a un (1) mes respecto de la fecha de convocatoria a la reunión del máximo órgano social respectivo.

Específicamente, para las solicitudes de fusión, se exige que los documentos (que en este caso, deben ser presentados a la Supersociedades previo a su autorización, para los entes económicos sometidos al régimen de autorización general) cumplan con todo lo exigido en el Núm. 2.8 (lo que incluye lo referente al Núm. 2.8.1.). En concreto, se exige que los estados financieros básicos de todas las entidades que participan en la fusión, correspondan a la fecha de corte establecida para dicha reforma, los cuales deben cumplir con la totalidad de requisitos señalados en el Núm. 2.8 de la Circular (lo que por elemental lógica, incluye el Núm. 2.8.1).

En este punto, cabe analizar si la disposición que estaba vigente para la época en que fue promulgada dicha Circular Externa 220 - 000007 (año 2008) sigue vigente, por el cambio de normatividad derivado de la convergencia de las NIIF. 

A ese respecto, el Decreto 2270 de 2019 (por el cual se compilan y actualizan los marcos técnicos de las Normas Información Financiera para el Grupo 1 y de las Normas de Aseguramiento de la Información, y se adiciona un anexo No. 6 - 2019 al Decreto Único 2420 de 2015, modificado por los Decretos 2496 de 2015, 2101, 2131 y 2132 de 2016, 2170 de 2017 y 2483 de 2018, respectivamente, y se dictan otras disposiciones), incorporó un Anexo No. 6 - 2019, que en su Art. 1 regula el tema de los estados financieros extraordinarios, así: 

Art. 1. Estados Financieros Extraordinarios. Son estados financieros extraordinarios, los que se preparan durante el transcurso de un período como base para realizar ciertas actividades. La fecha de los mismos no puede ser anterior a un mes a la actividad o situación para la cual deban prepararse.  

Salvo que las normas legales dispongan otra cosa, los estados financieros extraordinarios no implican el cierre definitivo del ejercicio y no son admisibles para disponer de las utilidades o excedentes.  

Son estados financieros extraordinarios, entre otros, los que deben elaborarse con ocasión de la decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta pública de valores, la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio.

De esta forma, la norma actual vigente (que debía ser de conocimiento del área contable, sin perjuicio de la advertencia que en oportunidades anteriores realicé, dejando la definición final sobre el tema a ustedes), reitera lo que varios años antes, consagraba el Decreto 2649 de 1993.

A ese mismo respecto, en Oficio 220 - 118627 de 2020 (julio 23), se volvió a discutir sobre ese tema, con ocasión de una consulta mediante la cual se preguntaba sobre la posibilidad de presentar estados financieros con una fecha anterior a ese límite mensual, so pretexto de la pandemia del COVID 19. 

En dicho Oficio se señaló lo siguiente: 

En el caso particular consultado, no se podrá acudir a la interpretación que ha dado esta Oficina frente a la posibilidad de utilizar estados financieros de fin de ejercicio (con corte a 31 de diciembre), para aprobar reformas estatutarias correspondientes a la fusión en las reuniones ordinarias, como quiera que, dicha interpretación se encuentra fundamentada en que los hechos económicos base de la presentación del estado financiero, cumplirían los requisitos para verificar la situación económica de la empresa (se refiere al Oficio 220 - 050314 de 2016 (marzo 4)) y considerar una reforma estatutaria, siempre y cuando la reunión se realice en el primer trimestre del año.

Lo anterior, reiterando que, para efectos de tomar una decisión de reforma estatutaria consistente en una fusión, no se sería posible someter a consideración del máximo órgano social dicha decisión, con fundamento en una información financiera que con seguridad no reflejará la realidad económica y patrimonial de las empresas participantes, que corresponde justamente a los principios que intenta blindar la Ley 1314 de 2009 y sus Decretos Reglamentarios.

(Hasta aquí, el texto de aquel concepto, en lo pertinente).

En conclusión, para responder la inquietud: 

a) La norma es clara en exigir que los estados financieros que sustentan la fusión, deben tener una fecha de corte NO superior a un (1) mes calendario antes de la fecha de convocatoria a la sesión de Asamblea General que apruebe la fusión. 

b) La racionalidad y razonabilidad de dicha posición radica en que por más que una empresa no esté generando nuevos ingresos (suponiendo que esté inactiva), teóricamente es posible que exista alguna variación mínima de sus pasivos o activos, por cuenta de intereses financieros u otras situaciones. 

c) Además, es lógico que dichos estados financieros no reflejen la situación real de la empresa, porque a 31 de diciembre de 2025 hay ciertas reservas (cesantías provisionadas que terminan siendo consignadas a más tardar el 14 de febrero siguiente, por ejemplo), que se modifican para el o los meses siguientes. 

Así las cosas, asumamos un ejemplo particular y específico: 

1) Los Estados Financieros que son empleados para estudiar y aprobar una fusión, son emitidos con corte a 31 de diciembre de 2025. 

2) La convocatoria a la Asamblea General Extraordinaria la efectúa el representante legal de ambas sociedades (absorbente y absorbida), para nuestro ejemplo, el 27 de febrero de 2026. 

Conforme a lo anterior, la fecha de corte máxima autorizada por la ley, no podía ser anterior al día 28 de enero de 2026 (el último día del mes de febrero, que es el mes inmediatamente anterior a la fecha de convocatoria explorada para darles un ejemplo).

En dichos oficios, se reitera lo explicado previamente, en el siguiente sentido: 

Oficio 220 - 050314 (4 de marzo de 2016). Asunto: fusión - reglas sobre los estados financieros. 

"(...)

No obstante es del caso precisar que esta Superintendencia autoriza aquellas reformas estatutarias consistentes en fusión de sociedades que no se encuentren incursas en el régimen de autorización general, para lo cual la entidad examina en particular los documentos y las circunstancias especiales que enmarquen el respectivo proceso, y en esa instancia formula las observaciones o efectúa los requerimientos a que haya lugar por conducto del Grupo de Trámites Societarios, a cuyo cargo se encuentran dichos trámites.

(...)

“1. ¿Es viable utilizar como base para una fusión estados financieros con fecha de corte superior a 30 días hábiles en relación con la fecha de convocatoria de los máximos órganos sociales que aprueben el compromiso de fusión, emitiendo una certificación firmada por los representantes legales y por los revisores fiscales en la cual se deje constancia de que no han ocurrido eventos que afecten significativamente la situación financiera de las sociedades intervinientes entre la fecha de corte de los estados financieros y la fecha de convocatoria de los máximos órganos sociales respectivos?

Sobre el particular, es oportuno remitirse a la Circular 100-00005 de 2015, proferida por esta Superintendencia, la cual en el CAPÍTULO XII impartió instrucciones en materia de contabilidad, particularmente en lo atinente a reformas estatutarias como la fusión.

En el tema del estado financiero que se requiere para las reformas de transformación, disminución de capital, fusión y escisión señaló:

(...)

“Al referirse a la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios y la forma en que debe darse la referencia normativa con NIC 34, el CTCP señaló:

"La NIC 34 establece las bases para la presentación de los estados financieros intermedios pero no establece las bases para la presentación de los diferentes estados financieros de propósito especial (estados financieros extraordinarios, estados de liquidación, estados financieros con fines de supervisión, etc.), porque están por fuera de los objetivos de los estándares internacionales, dado que no pretende satisfacer las necesidades de información de múltiples usuarios sino las de usuarios específicos. Por consiguiente, estos últimos se preparan de acuerdo a las necesidades específicas del usuario, lo que significa que se deben elaborar y presentar suministrando la información que requiera el usuario en particular y no pueden predicarse como ajustados al marco técnico normativo del grupo al que corresponda la entidad."

En armonía con lo antes expuesto, es necesario adecuar los procesos misionales de supervisión en lo referente a las reformas estatutarias de fusión, escisión y disminución de capital con efectivo reembolso de aportes, y brindarles a sus usuarios elementos de juicio claros sobre estos temas. Para tal efecto las sociedades supervisadas por esta Superintendencia que apliquen las nuevas normas contables bajo NllF, deberán tener en cuenta lo siguiente:

1. Estados financieros de propósito especial

Cuando en cualquiera de los procesos de la referencia se soliciten "estados financieros básicos", se entenderá que esta Superintendencia requiere "estados financieros de propósito especial" a nivel de subcuenta, debidamente certificados y dictaminados por el revisor fiscal, si lo hubiere, cuya fecha de corte no podrá ser superior a un mes respecto de la fecha de convocatoria a la reunión del máximo órgano social en la que se hubiere considerado la reforma estatutaria. En el caso de las sucursales de sociedades extranjeras, la fecha de corte se determinará en relación con la fecha de la reunión del órgano competente de la casa matriz que adoptó la decisión.

Los estados financieros comprenden el siguiente conjunto:

a) Un estado de situación financiera;

b) Un solo estado de resultado del período y otro resultado integral;

c) Un estado de cambios en el patrimonio;

d) Un estado de flujos de efectivo del período;

e) Notas a los estados financieros;

f) Una conciliación patrimonial con corte a 1 enero de 2014 para grupo 1 y con corte a 1 de enero de 2015 para grupo 2.

(...)

3 Hechos ocurridos después del período sobre el que se informa.

Cuando en cualquiera de los procesos de la referencia se solicite efectuar revelaciones referentes a los hechos económicos realizados u ocurridos con posterioridad a la fecha de corte, que puedan afectar en forma material la situación financiera y las perspectivas del ente económico, para esta Superintendencia será suficiente con la revelación que se haga en las notas a los estados financieros siempre y cuando su contenido cumpla estrictamente con lo establecido en las NllF aplicables.

4. Contenido del dictamen del revisor fiscal.

Cuando en cualquiera de los procesos de la referencia se solicite suministrar el "dictamen del revisor fiscal", se entenderá que éste es el documento formal que suscribe el contador público conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados del examen realizado, el cual deberá prepararse, presentarse y contener como mínimo lo requerido en las normas aplicables y lo establecido en las Normas de Aseguramiento Internacionales, acorde con lo señalado en el Decreto 302 de 2015 o demás normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

(...)."

Ahora, si bien la Circular a que se ha hecho referencia, indica que el plazo máximo es de un mes antes de la fecha en que se lleve a cabo la convocatoria, es preciso tener en cuenta que este plazo debe entenderse en todo caso dentro del contexto y la situación particular de las sociedades participantes, en el entendido de que los cortes corresponden al fin de mes.

Así las cosas, considerando que para la convocatoria deben estar listos los estados financieros que serán base de la fusión, estos pueden corresponder a un plazo superior a un mes, dada la forma y los términos en que deben registrarse los hechos económicos en la contabilidad de la empresa.

Para este efecto, hay que tener en cuenta que sigue vigente la doctrina de esta Entidad sobre el cómputo de los treinta (30) días que antes exigía el Decreto 2649 de 1993, como explica el OFICIO 220-047434 de 2015, el que si bien trata de la reforma de disminución de capital, resulta en todo aplicable para el caso de la fusión:

(...)

A su turno, para evaluar la capacidad de un ente económico se requiere la preparación de estados financieros que satisfagan la necesidad de usuarios determinados. En particular, cuando se trata de la disminución de capital, resultan apropiados tanto los estados financieros de propósito general como los estados financieros extraordinarios.

Los primeros, como es sabido, son preparados al cierre de un período para ser conocidos por usuarios indeterminados, los cuales sirven para la distribución de utilidades; los segundos, preparados durante el transcurso de un período para realizar ciertas actividades específicas tales como fusión, escisión, transformación y disminución de capital, entre otros propósitos.

Ahora bien, en cuanto a la preparación de información financiera, es oportuno señalar que de acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 56 del Decreto 2649, pueden registrarse operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere el de un mes. Asimismo, las operaciones deben registrarse cronológicamente y, por regla general, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.

Por su parte, los artículos 124 y 128 del decreto mencionado indican que los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales, y que las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

Lo anterior para precisar que un registro puede hacerse en el libro a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual se hubiere realizado la operación y, que la totalización de cuentas debe reflejar el saldo al final de un mes completo.

Luego, si una sociedad pretende adoptar la decisión de disminuir su capital con efectivo reembolso de aportes o cualquier otra reforma que requiera la aprobación de información financiera, en la reunión ordinaria de asamblea que haya de llevarse a cabo dentro del primer trimestre del año, el estado financiero idóneo para ese efecto podrá ser el de fin de ejercicio. (s.f.t.)

En efecto, son soporte de la conclusión anterior las consideraciones que siguen:

La información debe estar preparada para permitir que se ejerza el derecho de inspección durante el término de la convocatoria, lo que implica que esté a disposición de los socios o accionistas por lo menos 16 días hábiles anteriores a la reunión ordinaria. Si esta se programa para el 31 de marzo del año 2015, se tiene entonces que los documentos para la toma de decisión deben estar en las oficinas de la administración a más tardar el 6 de marzo del mismo año.

- Ahora, como el estado financiero extraordinario es aquel anterior a un mes de la actividad para la cual se requiere, en este caso, el ejercicio del derecho de inspección, a primera vista podría decirse que el estado financiero se podrá reparar a 6 de febrero. Sin embargo, como la sociedad está habilitada para incluir en libros los registros de operaciones ocurridas con un mes de antelación, es dable aceptar que a 31 de enero la sociedad concluye los registros contables en los libros respectivos con el objeto de verificar saldos mensuales y más exactamente saldos de fin de ejercicio, con lo cual los estados financieros cortados a 31 de diciembre de 2014, cumplirían los requisitos para verificar la situación económica de la empresa, repartir utilidades y considerar una reforma estatutaria como la propuesta en su consulta. (…).”

Concepto que en este tema es aplicable hoy en día, especialmente atendiendo a la vigencia parcial del Decreto 2649 de 1993 establecida por Decreto 2420 de 2015, como informó este Despacho en el Boletín de noviembre de 2015 del Grupo de Investigación y Regulación Contable:

(...).

Por consiguiente, el estado financiero en la práctica puede exceder del mes anterior a la fecha de la convocatoria, considerando que, como se vio, el estado financiero, por regla general, se prepara con corte a fin de mes.

En todo caso, la fusión deberá respetar que el estado financiero que se use para su aprobación no supere el corte del fin de mes anterior a la fecha de la convocatoria. Por ejemplo, si la convocatoria se efectúa el 15 de agosto, los estados financieros que se usan para el ejercicio del derecho de inspección y la aprobación, deben corresponder como máximo al 30 de junio.

En este orden de ideas, a juicio de esta oficina se debe concluir que el plazo legal fijado para la elaboración de la información financiera, amén de las condiciones a las que se hizo alusión para su conteo, es suficiente, sin que en ningún caso sea aceptable que una certificación del representante y del revisor pueda, por sí misma, extender el término aludido.

“2. ¿La certificación mencionada en el numeral anterior puede ser firmada solamente por los representantes legales de las sociedades intervinientes, aun cuando tales sociedades tengan revisor fiscal?”.

De acuerdo con las razones expuestas en el escenario anterior, es claro que los estados financieros deben corresponder al término legal expresamente establecido, lo que basta para reiterar que en ninguna circunstancia es posible mediante una certificación, adoptar un plazo superior.

“3. ¿En caso de que si hayan ocurrido eventos que afecten significativamente la situación financiera de las sociedades intervinientes entre la fecha de corte de los estados financieros y la fecha de convocatoria de los máximos órganos sociales respectivos, deben adjuntarse adicionalmente unos estados financieros de períodos intermedios? ¿Estos estados financieros de períodos intermedios deben ser dictaminados y certificados? ¿Cuál debe ser su máxima fecha de corte?”.

Sobre este particular, es pertinente remitirse a la NIC 10, relacionada con hechos ocurridos después del período sobre el que se informa, cuyo objetivo es fijar:

a) Cuándo una entidad debería ajustar sus estados financieros por hechos ocurridos después del período sobre el que se informa; y

b) La información a revelar que una entidad debería efectuar respecto a la fecha en que los estados financieros fueron autorizados para su publicación, así como respecto a los hechos ocurridos después del período sobre el que se informa.

Si por cualquier circunstancia se requiere presentar nuevos estados financieros, estos deberán reunir los mismos requisitos a los que se ajustan, esto es, estar certificados y dictaminados y, desde luego, encontrarse dentro del período en que sufrió la modificación.

“4. Con el fin de tener como base para la fusión los estados financieros de conformidad con lo mencionado en los numerales anteriores, ¿pueden transcurrir más de 3 meses entre la fecha de corte de los estados financieros y la fecha de la convocatoria de los máximos órganos sociales respectivos que aprueben el compromiso de fusión? ¿Cuál es el término máximo que puede transcurrir entre tales fechas?”

Como ya se explicó a lo largo del presente escrito, los estados financieros en ningún caso pueden tener tres meses o más desde su preparación a la fecha de la convocatoria.

“5. ¿Lo mencionado en los numerales 1 a 4 de este documento es aplicable tanto para el régimen de autorización general como para el régimen de autorización previa?”.

Las reglas antes señaladas, efectivamente, aplican para la aprobación de los procesos de fusión, independientemente de si tienen el régimen de autorización general o no."

Oficio 220 - 017141 (12 de marzo de 2019). Asunto: aprobación de estados financieros para efectos de reformas estatutarias de fusión o escisión:

Se procede entonces a atender puntualmente cada una de las preguntas formuladas:

1. La posición doctrinal contenida en el Oficio 220-050314 del 4 de marzo de 2016, se encuentra vigente.

2. Como antes se indicó, la interpretación que se hace en el citado Oficio con respecto a la fecha de corte de estados financieros requeridos para la reforma estatutaria, se encuentra vigente.

Sin embargo, esta Superintendencia, a través de la Delegatura para Inspección, Vigilancia y Control – Grupo de Trámites Societarios, en ejercicio de sus competencias, podrá, en cada caso concreto, examinar los documentos y las circunstancias especiales que enmarquen el respectivo proceso y efectuar, de ser necesario, los requerimientos y observaciones a que haya lugar, para autorizar o no la reforma estatutaria proyectada.

3. Como se señaló en el numeral anterior, en sentido abstracto, la interpretación que se hace del plazo del último estado financiero para tramitar una reforma estatutaria de fusión, por el régimen de autorización previa, es la interpretación vigente.

Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con lo prescrito en la Circular Básica Jurídica antes transcrita, “…si ha transcurrido un lapso superior a tres meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la fusión o escisión y la fecha en que se vaya a presentar la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, deberá entregarse una certificación del representante legal y el revisor fiscal de la respectiva sociedad respecto de la ocurrencia o no de eventos que hubieren podido afectar significativamente la situación de la respectiva persona jurídica, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud.”

Oficio No. 220 - 118627 (23 de julio de 2020). Asunto: sobre los estados financieros que se aprueban en un proceso de fusión en reunión ordinaria, a la luz de lo determinado en el Decreto 434 de 2020 (doctrina citada en Oficio 220 - 1984423 del 7 de octubre de 2020):

"Así las cosas, teniendo en cuenta la situación especialísima de la Declaratoria de Emergencia Económica, Social y Ecológica y la expedición de normativa como el Decreto 434 de 2020, en medio de la pandemia declarada por la Organización Mundial de la Salud, es necesario precisar que, al considerarse los principios determinados en la Ley 1314 de 2009 en la búsqueda de información financiera comprensible, transparente y comparable, pertinente y confiable, útil para la toma de decisiones económicas por parte del Estado, los propietarios, funcionarios y empleados de las empresas, los inversionistas actuales o potenciales y otras partes interesadas, para mejorar el desarrollo armónico de la actividad empresarial de las personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, los estados financieros extraordinarios que se deben elaborar para aprobar una fusión en una reunión extraordinaria de asamblea, no podrán ser superiores a un mes respecto de la fecha de convocatoria a la reunión, en cumplimiento de lo determinado en el Decreto 2270 de 2019.

En el caso particular consultado, no se podrá acudir a la interpretación que ha dado esta Oficina frente a la posibilidad de utilizar estados financieros de fin de ejercicio (con corte a 31 de diciembre), para aprobar reformas estatutarias correspondientes a la fusión en las reuniones ordinarias, como quiera que, dicha interpretación se encuentra fundamentada en que los hechos económicos base de la presentación del estado financiero, cumplirían los requisitos para verificar la situación económica de la empresa y considerar una reforma estatutaria, siempre y cuando la reunión se realice en el primer trimestre del año.

Lo anterior, reiterando que, para efectos de tomar una decisión de reforma estatutaria consistente en una fusión, no sería posible someter a consideración del máximo órgano social dicha decisión, con fundamento en una información financiera que con seguridad no reflejará la realidad económica y patrimonial de las empresas participantes, que corresponde justamente a los principios que intenta blindar la Ley 1314 de 2009 y sus Decretos Reglamentarios."

Cabe aclarar que la norma a la que se refiere este último Oficio (220 - 118627 del 23 de julio de 2020), esto es, el Decreto 2270 de 2019, fue promulgado el 13 de diciembre de aquel año 2019. Por consiguiente, las interpretaciones dadas en los Oficios anteriores se refieren a normas derogadas por el referido Decreto 2270 de 2019.

Recapitulando todo lo expuesto, mi posición final sobre el tema (sustentada por la doctrina vigente de la Superintendencia de Sociedades, Delegatura de Procedimientos Mercantiles) es (como lo ha sido desde el principio de esta consultoría) la siguiente: 

1) Para aprobar una fusión se requiere, en principio, presentar estados financieros extraordinarios (de propósito especial). Dichos estados financieros no podrán ser superiores a un (1) mes, respecto de la fecha de convocatoria a la reunión, en cumplimiento de lo determinado por el Decreto 2270 de 2019 (vigente desde el 13 de diciembre de 2019).

2) Esta postura es razonable y lógica, pues para efectos de tomar una decisión de reforma estatutaria consistente en una fusión, no sería posible someter a consideración del máximo órgano social dicha decisión, con fundamento en una información financiera (estados financieros con fecha de corte superior a un mes, respecto de la fecha de convocatoria a la sesión de asamblea general o de toma de decisión por el accionista único) que con seguridad no refleja la realidad económica y patrimonial de las empresas participantes en la fusión. 

3) La fusión de sociedades puede aprobarse en sesiones extraordinarias (el caso más usual, dada la atipicidad del asunto sobre el que debe tomarse una decisión), pero también en sesiones ordinarias o incluso universales (cuando todos los accionistas se reúnen espontáneamente). 

No obstante, es claro que los estados financieros que sirvan de base para la aprobación del proyecto de fusión (sean extraordinarios o intermedios, u ordinarios o de fin de ejercicio) no deben tener una fecha de corte superior a un (1) mes, respecto de la fecha de convocatoria a la reunión, como lo viene diciendo la Superintendencia de Sociedades, incluso, desde el año 2016.

4) Aplicado al ejemplo en comento, era viable utilizar como estados financieros los de corte de fin de ejercicio (31 de diciembre de 2025), siempre y cuando la convocatoria a asamblea general se hiciera a más tardar, el último día del mes siguiente (31 de enero de 2026). 

5) Igualmente, si la convocatoria terminó haciéndose el 27 de febrero de 2026 (para nuestro ejemplo hipotético), los estados financieros de propósito especial (como lo son los estados financieros pre y post fusión) debían tener como fecha de corte, a más tardar, la del vencimiento mensual inmediatamente anterior, esto es, el día 31 de enero de 2026. 

La doctrina vigente de la Superintendencia de Sociedades (Oficio 220-118627 del 23 de julio de 2020), que se respalda en la normativa actualmente vigente ( Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019), es absolutamente enfática al respecto. 

Es cierto que el Oficio 220 - 050314 (4 de marzo de 2016), en algún momento de su explicación termina - de manera, por demás, bastante confusa - dando a entender que sería viable tomar como referente unos estados financieros ordinarios (esto es, de propósito general, con fecha de corte 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la asamblea ordinaria del año siguiente) para aprobar una fusión en una asamblea ordinaria, siempre y cuando la asamblea general ordinaria se celebre dentro del primer trimestre del año siguiente, pero la doctrina actualmente vigente (Oficio 220 - 118627 del 23 de julio de 2020, reiterado en Oficio 220 - 1984423 del 7 de octubre de 2020) no admite dicha interpretación. 

6) Al margen de la evolución doctrinal aquí descrita (años 2016, 2019 y 2020), la Superintendencia de Sociedades ha dejado claro que su doctrina aplica a todas las sociedades supervisadas por la Superintendencia, sin importar que pertenezcan al régimen de autorización previa o al régimen de autorización general (el ejemplo que aquí nos compete).

6) Para lo práctico, la manera más sencilla de superar el escollo es emitir unos estados financieros de propósito especial, con una fecha de expedición que se ajuste a los requerimientos de la doctrina de la Superintendencia de Sociedades. 

Elaborarlos no es algo que tenga mayor misterio, si las sociedades llevan su contabilidad actualizada. Para elaborar y generar tales estados financieros intermedios (menores a un año) en un software como Siigo Nube, se ingresa al módulo de reportes y se filtra la información por el rango de fechas exactas del periodo intermedio. Una vez levantada la información, el equipo contable podrá generar los estados financieros cumpliendo con la normatividad y doctrina vigentes (transcritas en esta publicación).

Hasta una nueva oportunidad, 

Camilo García Sarmiento