Curiosidades de derecho notarial: ¿es posible tramitar una misma sucesión notarial por varios abogados al mismo tiempo?

Hola a todos: 

Este tema que voy a abordar desafía la concepción habitual que los abogados de familia tenemos sobre el tema, y se atiene a la respuesta a un derecho de petición bajo modalidad de consulta que tuve que radicar ante la Superintendencia de Notariado y Registro.

Para iniciar, ubico el contexto de la consulta. con ocasión de mi trabajo habitual, un abogado de una contraparte me salió con la siguiente afirmación: que según él mismo lo había venido manejando en varias notarías, era jurídicamente viable que para solicitar, tramitar y llevar hasta su terminación una sucesión notarial, que los distintos herederos y demás interesados legítimos (esto es, tratándose de sucesiones en las cuales hay pluralidad de herederos y demás interesados, quienes en principio, pueden otorgar poder a diferentes abogados como sus apoderados en el mismo trámite notarial) pudieran otorgar poder a diferentes profesionales del Derecho, para que una pluralidad de herederos puedan solicitar, de manera simultánea, una misma solicitud de sucesión notarial, otorgando poder especial a dos (2) o más abogados como sus apoderados judiciales, en vez de otorgarle poder especial a un (1) solo profesional del Derecho, tal como tradicionalmente ha sido entendido.

Al margen de lo exótico de semejante hipótesis (que va en contravía de lo que el suscrito y otros colegas siempre hemos venido entendiendo), brindando el beneficio de la duda a mi interlocutor, encontré que efectivamente, la norma que establece los lineamientos para adelantar el trámite sucesoral por la vía notarial, no es que sea precisamente clara, en señalar que para adelantar una sucesión notarial, sea imprescindible que todos y cada uno de los herederos (y demás interesados legítimos) deban actuar de común acuerdo para desatar el trámite, otorgando poder especial a un (1) solo abogado titulado, o que la norma permita que para adelantar dicho trámite notarial sea jurídicamente que actúen como apoderados especiales de los solicitantes, dos (2) o más profesionales del Derecho. 

En efecto, el Art. 1º del Decreto 902 de 1988 (mayo 10; Por el cual se autoriza la liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ellas ante notario público y se dictan otras disposiciones) señala a la letra lo siguiente:

“Artículo 1º (Mod., Art. 1º, Decreto 1729 de 1989). Podrán liquidarse ante notario público las herencias de cualquier cuantía y las sociedades conyugales cuando fuere el caso, siempre que los herederos, legatarios y el cónyuge sobreviviente, o los cesionarios de éstos, sean plenamente capaces, procedan de común acuerdo y lo soliciten por escrito mediante apoderado, que deberá ser abogado titulado e inscrito.

También los acreedores podrán suscribir la solicitud, sin perjuicio de la citación a que se refiere el artículo 3º de este Decreto.

Cuando el valor de los bienes relictos sea de cien mil pesos ($100.000,00), no será necesaria la intervención de apoderado. El valor señalado se incrementará en las fechas y porcentajes previstos en el artículo 3º del Decreto 522 de 1988.

La solicitud deberá presentarse personalmente por los apoderados o lo peticionarios, según el caso, ante el notario del círculo que corresponda al último domicilio del causante en el territorio nacional, y si éste tenía varios, al del asiento principal de sus negocios. Si en el lugar hubiere más de un notario, podrá presentarse la solicitud ante cualquiera de ellos, a elección unánime de los interesados.

Parágrafo. Al trámite de este Decreto también podrá acogerse el heredero único.”

El Art. 2º del mismo Decreto, continúa señalando expresamente:

“Artículo 2º La solicitud deberá contener: el nombre y vecindad de los peticionarios y la indicación del interés que les asiste para formularla; el nombre y último domicilio del causante, y la manifestación de si se acepta la herencia pura y simplemente o con beneficio de inventario, cuando se trate de heredero.

Además, los peticionarios o sus apoderados, deberán afirmar bajo juramento que se considerará prestado por la firma de la solicitud que no conocen otros interesados de igual o mejor derecho del que ellos tienen, y que no saben de la existencia de otros legatarios o acreedores distintos de los que se enuncian en las relaciones de activos y pasivos que se acompañan a la solicitud.

No obstante, si de los documentos aportados con la solicitud se infiere que el causante había contraído matrimonio, el notario exigirá que la solicitud sea presentada conjuntamente con el cónyuge, a menos que se demuestre su muerte o la disolución de la sociedad conyugal.

La ocultación de herederos, del cónyuge supérstite, delegatarios, de cesionarios de derechos herenciales, del albacea, de acreedores, de bienes o testamento, y la declaración de pasivos no existentes, hará que los responsables queden solidariamente obligados a indemnizar a quienes resulten perjudicados por ella, sin perjuicio de las sanciones que otras leyes establezcan.”

A su vez, el Art. 7º señala lo siguiente:

“Artículo 7º Si se estuvieren adelantando simultáneamente dos o más liquidaciones notariales de una misma herencia o sociedad conyugal, los notarios que conocieren de ellos, deberán devolver las actuaciones a los respectivos interesados, o a sus apoderados, tan pronto conozcan por cualquier medio dicha situación, para que éstos promuevan, de común acuerdo, una sola liquidación notarial o inicien proceso judicial de sucesión.

Cuando la Superintendencia de Notariado y Registro tenga conocimiento de que causan varias liquidaciones de la misma herencia o sociedad conyugal, ordenará a los respectivos notarios que procedan como lo dispone el inciso anterior.”

Por su parte, la Instrucción Administrativa 1 de 1992 (febrero 6, Supernotariado), informó sobre el contenido de los Arts. 33 a 37 del Decreto 2651 de 1991, que en lo pertinente dicen:

“Artículo 33. Además de las sucesiones y liquidaciones que se vienen tramitando ante notario de conformidad con las normas vigentes, este funcionario podrá, dando aplicación a los decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989 y normas concordantes, liquidar sucesiones y sociedades conyugales donde cualquiera de los herederos, legatarios o cónyuge supérstite, sean menores o incapaces, si se cumplen los siguientes requisitos:

1– Que por lo menos alguno de los interesados sea mayor de edad.

2– Que los interesados que sean menores o incapaces estén representados legalmente por quien corresponda.

3– Que exista común acuerdo entre todos los intervinientes que sean plenamente capaces y los representantes legales de los menores o incapaces.

En la partición y adjudicación, se dará prelación a los menores e incapaces en la adjudicación de inmuebles.

El notario dará fe de que en la sucesión o en la liquidación de sociedad conyugal se han garantizado todos los derechos sustanciales del menor o del incapaz.”

“Artículo 34. Si después de presentada la solicitud de que trata el artículo 1º del decreto 902 de 1988 y antes de que se suscriba la escritura de que trata el numeral tercero del artículo 3o del mismo decreto, falleciere un heredero, legatario o el cónyuge sobreviviente, el trámite de la liquidación continuará con su apoderado, aunque sus sucesores no sean plenamente capaces.”

“Artículo 35. La responsabilidad que el decreto 902 de 1988 establece para los intervinientes queda en cabeza del representante legal del incapaz en cuyo nombre actúa.”

“Artículo 36. Para los casos previstos en este capítulo el representante legal del incapaz no requiere de licencia judicial.”

“Artículo 37. Los interesados en procesos de sucesión o liquidación de sociedad conyugal en curso, aunque entre ellos hubiere algún menor o incapaz, podrán optar por el trámite notarial. La solicitud dirigida al notario, deberá ser suscrita por todos los interesados y presentada personalmente mediante apoderado. A ellas se deberán anexar los documentos referidos en el decreto 902 de 1988 y copia auténtica de la petición dirigida al juez que conoce del correspondiente proceso, para que suspenda la actuación judicial.

Concluido el trámite notarial, el notario comunicaré tal hecho al juez respectivo quien dará por terminado el proceso y dispondrá su archivo.”

Para interpretar por vía de doctrina, lo siguiente:

“TRASLADO DEL PROCESO JUDICIAL AL TRÁMITE NOTARIAL. Iniciada judicialmente la liquidación de sucesión, aun existiendo menores, los interesados podrán optar por el trámite notarial, en cuyo caso lo solicitarán mediante escrito firmado por todos los intervinientes y dirigido al respectivo notario, anexando los documentos que exige el decreto ley 902 de 1988 y una copia auténtica de la petición de suspensión dirigida al juez que está conociendo del proceso.

Dicha solicitud será presentada personalmente mediante apoderado.”

Hago notar que la norma habla, en algunos artículos, del “apoderado” (dando a entender que se refiere a una sola persona natural), pero en otros habla de los “apoderados” (en plural), razón por la cual no es claro para el suscrito lo que tradicionalmente ha entendido, esto es, que dado que el presupuesto axiológico fundamental para emprender el trámite sucesoral por la vía notarial (y no por la vía judicial), es la preexistencia de un mutuo acuerdo entre todos y cada uno de los interesados legítimos (herederos, legatarios, acreedores, cesionarios de derechos sucesorios, etc.), que necesariamente debe ser total (es decir, en todos los aspectos involucrados en la sucesión notarial, incluyendo los activos y pasivos que se denuncien en el trabajo de inventarios y avalúos, y la propuesta del trabajo de partición).

Lo cual implica que todos y cada uno de dichos interesados otorguen poder judicial especial a un (1) solo profesional del Derecho (abogado titulado y en ejercicio) para que sea esta única persona quien solicite y adelante hasta su completa terminación, actuando en nombre y representación de todos los interesados (poderdantes) para cumplir con su encargo, sin perjuicio de la facultad de dicho profesional del Derecho para sustituir (a su vez, en otro abogado titulado y en ejercicio), el ejercicio de las facultades y deberes derivados de dicho mandato judicial. 

En ese orden, ésto es lo que la Superintendencia me respondió: 

"Comentario sobre el derecho de sucesiones

El derecho de sucesiones es una disciplina jurídica ligada al derecho civil, encargada de regular la transmisión de los bienes, derechos y obligaciones que constituye la herencia, los cuales son heredados a los sucesores desde el momento de la muerte de una persona. Conforme lo dispuesto por el artículo 1012 del Código Civil colombiano, la sucesión de los bienes de una persona se abre al momento de su muerte en su último domicilio, salvo los casos exceptuados, caso en el cual los herederos de manera uniforme quedarán con la posesión legal de la herencia, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 738 del Código Civil.

Por lo tanto, todos los herederos del causante tendrán en el momento de su muerte el derecho a poseer y administrar los bienes que constituyan la misma, mientras no se adelante el proceso de sucesión, sin que dicho poder lo habilite para disponer del derecho de propiedad de los bienes, lo cual podrá hacerse únicamente luego de haber surtido el proceso de sucesión ya sea ante instancia judicial o notarial con la correspondiente inscripción de la partición ante la autoridad de registro que corresponda.

Del Proceso de Sucesión Notarial

El Decreto 902 de 1988 junto al Decreto 1729 de 1988 establecen la posibilidad de que los herederos o interesados adelanten ante notario el trámite de sucesión siempre y cuando obren mediante apoderado, presentando solicitud por escrito y se encuentren de acuerdo en cuanto a los términos de la liquidación. Este último requisito es fundamental para adelantar el trámite, puesto que el notario no cuenta con el poder de administrar justicia y por lo tanto no tiene competencia para dirimir conflictos relativos al proceso de sucesión. El último inciso del artículo 1 establece que la solicitud deberá presentarse personalmente por los “apoderados o lo peticionarios, según el caso, ante el notario del círculo que corresponda al último domicilio del causante en el territorio nacional, y si éste tenía varios, al del asiento principal de sus negocios. Si en el lugar hubiere más de un notario, podrá presentarse la solicitud ante cualquiera de ellos, a elección unánime de los interesados”.

Por su parte el artículo 2 del mencionado decreto establece claramente los requisitos que deberá contener la solicitud, indicando que “además, los peticionarios o sus apoderados, deberán afirmar bajo juramento que se considerará prestado por la firma de la solicitud que no conocen otros interesados de igual o mejor derecho del que ellos tienen, y que no saben de la existencia de otros legatarios o acreedores distintos de los que se enuncian en las relaciones de activos y pasivos que se acompañan a la solicitud”.

Comentario sobre el contrato de mandato

El artículo 2142 del Código Civil define el contrato de mandato como aquel mediante el cual una persona confía la gestión de uno o más negocios a otra, que se hace cargo de ellos por cuenta y riesgo de la primera. La persona que concede el encargo se llama comitente o mandante, y la que lo acepta apoderado, procurador, y en general mandatario. Por su parte el Código de Comercio, se encarga de definir el mandato comercial en el artículo 1262 como aquel contrato mediante el cual una parte se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio por cuenta de otra.

Cuando un sujeto de derechos pretende constituir un mandato, el mecanismo jurídico por excelencia es el otorgamiento de poder, que no es más que el acto jurídico mediante el cual se habilita a una persona para realizar uno o más negocios en representación del poderdante. 

Para contextualizar mejor, existen en la actualidad dos clases de poder: el poder general y el poder especial. El poder general es aquel acto jurídico que se otorga con la finalidad de permitir al apoderado realizar actos ordinarios de administrador respecto de los asuntos del poderdante, tal como lo dispone el artículo 2158 del Código Civil. Por su parte, el poder especial es aquel conferido para la realización de negocios jurídicos específicos, detallados y debidamente determinados.

El poder general en todos los casos deberá otorgarse mediante escritura pública y por lo tanto si pretende revocarse solo podrá hacerse mediante escritura pública, debido a que en derecho las cosas “se deshacen como se hacen”. Vale la pena resaltar que por ser un negocio de confianza, la posibilidad de revocar un mandato se encuentra regulada en el artículo 2190 del código civil.

Conclusión

Para dar respuesta interrogante planteado, esta oficina considera que, del estudio normativo realizado para brindar respuesta a la petición no se puede concluir que para adelantar un trámite de sucesión notarial sea obligatorio que todos los herederos tengan el mismo abogado, siempre y cuando se encuentren de acuerdo respecto de los términos en que adelantarán el procedimiento, en que atenderán los gastos y en que realizarán la partición. Sostener lo contrario conllevaría a desconocer el carácter de negocio de confianza del mandato y limitar de manera indebida el derecho de postulación de los abogados, y a establecer una prohibición que no expresa la norma jurídica. Lo exigido por el Decreto 902 de 1988 es que todo interesado obre de mutuo acuerdo con respecto a los demás, debidamente asistido por un abogado, en el cual por la misma naturaleza del encargo deberá confiar. El hecho de que cada interesado concurra con su apoderado no impide desconocer el mutuo acuerdo y la competencia notarial para adelantar el procedimiento. 

En conclusión, en virtud de que el Decreto 902 de 1988 en varias expresiones se refiere a la palabra “apoderados”, en consideración a la naturaleza de negocio de confianza del encargo que se le entrega a un abogado y del derecho de postulación, siempre y cuando los herederos se encuentren de acuerdo y sus abogados los representen adecuadamente en esa línea, no se advierte impedimento para que a un proceso concurra más de un abogado."

Con base en esta respuesta, mi comentario personal al respecto.

Yo siempre fui de la lìnea de que por tratarse de una sucesión notarial (que implica el mutuo acuerdo de todos los interesados), se debía actuar a través de un (1) solo abogado, actuando como su único apoderado judicial. De hecho, en las notarías con las cuales he trabajado, siempre ha sido esa la posición. 

Por supuesto, la respuesta de la Superintendencia, no deja de ser sorprendente, no en cuanto a su acierto, el cual presumo, sino con respecto a la afirmación de que en varias expresiones se refiere a la palabra "apoderados" (en plural). 

En el Decreto que regula el trámite sucesoral notarial, se menciona dos veces, pero la segunda ocasión en que la menciona, no parece suficientemente clara en cuanto a que los "apoderados" son los abogados de las partes, o pueden serlo los representantes legales de una sociedad (si algùn heredero fuera una persona jurìdica), o los progenitores de menores de edad (quienes, serían sus representantes legales). Y son más las referencias al "apoderado" (en singular) que a los "apoderados" (en plural) tanto en el Decreto como en las demás normas que cité. 

Lo que creo que aquí ocurre es que quienes redactaron el Decreto 902 de 1988 nunca pensaron expresamente en la posibilidad de que se pudiera tramitar una misma sucesión notarial por varios abogados al mismo tiempo (actuando como apoderados de las partes). Sino que su intención fue precisamente lo opuesto (obligar a que las partes concurrieran al trámite notarial a través de un solo apoderado, que debe ser abogado titulado e inscrito), tal como lo pregona el Inc. 1 del Art. 1. 

No obstante, la remisiòn que dos incisos (el Inc. 4 del Art. 1, y el Inc. 2 del Art. 2) a los "apoderados" (en plural), obliga a concluir que lo único que exige el Decreto 902 de 1988, es que haya un mutuo acuerdo (que debe ser total) entre todos los interesados (justamente lo opuesto de la contención litigiosa inherente a un desacuerdo, presupuesto esencial de la sucesión judicial), para que la sucesión notarial pueda adelantarse exitosamente. 

Ello significa que cuando se tramite la sucesión notarial por varios abogados al mismo tiempo, tanto la solicitud de trámite notarial, como los trabajos de inventarios y avalúos, y consecuente de partición, deberán ser suscritos por todos los abogados a quienes los distintos peticionarios, les confirieron poder. 

¿Interesante, no? Esta sì que sería una pregunta absolutamente cascarera para un preparatorio. Por lo menos, a mí me superó.

Hasta una nueva oportunidad, 

Camilo García Sarmiento