Algunos aspectos esenciales a considerar con respecto a la sucesión notarial (para Dummies)
Hola a todos:
En estos días se me pidió presentar una oferta de servicios profesionales para una sucesión, acompañado de respuestas a ciertas inquietudes que, por su relevancia, me parece importante compartir, tal como lo haré ahora con ustedes.
Son explicaciones muy sencillas, que espero ilustren a los no abogados sobre la conveniencia de la sucesión notarial, así como respecto a sus limitaciones.
La sucesión notarial no es un “proceso” (judicial) como tal, sino un trámite sumario que se puede adelantar ante notario público cuando todos los herederos se encuentran de acuerdo en la forma de repartir los bienes heredados (lo cual implica que exista un acuerdo previo en cuanto a los avalúos, esto es, los valores de los referidos bienes, así como a su futura distribución, es decir a la asignación de los mismos para cada uno de los herederos.).
La norma que regula la sucesión notarial (Decreto 802 de 1988, modificado por el Decreto 1729 de 1989), establece los requisitos de dicha sucesión notarial en su Art. 1º:
1. Que los interesados (sean herederos, legatarios o cónyuge o compañera permanente sobreviviente, o los cesionarios de éstos) sean plenamente capaces (esto es, que todos sean mayores de 18 años de edad a la fecha de radicación de la solicitud).
2. Que exista un acuerdo total entre los interesados, de tal manera que no exista ninguna discrepancia o conflicto entre ellos. Este es el requisito más importante, pues implica que los interesados (herederos y demás involucrados) deben estar expresamente de acuerdo en lo siguiente: (i) la identificación de los bienes (activos) y las deudas (pasivos), si las hubiere, de la sucesión; (ii) los valores (avalúos) de dichos bienes (activos) y deudas (pasivos), si las hubiere.
3. Que la solicitud para adelantar el trámite sucesoral se haga mediante apoderado, quien deberá ser abogado titulado e inscrito. Es decir, que solamente puede actuar una (1) persona como abogado (apoderado especial de la totalidad de los interesados) en este asunto, repito, como abogado de todos los herederos.
El presupuesto fundamental de la sucesión notarial es la existencia de un acuerdo total entre los interesados (herederos, legatarios, cónyuge o compañera permanente sobreviviente, o los cesionarios de éstos), con lo cual se busca que el trámite sea ágil (normalmente, entre cuatro y seis meses), contrario al proceso de sucesión ante juzgado que puede tardar muchos años (3, 5, 10 o algunas veces, incluso hasta 15 o 20 años), según la actitud de los herederos que participen en él.
Ello tiene un efecto trascendental en el valor y la manera como se cobran honorarios de abogado.
En los procesos judiciales (que implican un contexto general de conflicto y dificultades que hacen mucho más complejo el asunto, precisamente por la ausencia de acuerdo total que presupone la viabilidad de una sucesión notarial), los abogados acostumbran a cobrar: (a) un valor fijo no reembolsable (prima de gestión), esto es, una suma de dinero que debe pagarse sin considerar el éxito o fracaso del proceso, más (b) una prima de éxito (cuota litis), que corresponde en general, a un porcentaje sobre el valor de los bienes que el interesado (en este caso, el heredero) va a recibir como resultado de la adjudicación en la sucesión.
Asunto clave a definir en la negociación con el abogado (lo cual, para claridad de las partes debe hacerse mediante la suscripción de un contrato escrito) es cuál será el valor que se tendrá como base (si el valor comercial, o el valor catastral para los bienes inmuebles), dado que sobre dicho valor se liquidarán los honorarios respectivos.
En ese orden, al margen de la negociación individual que en ejercicio de la libertad de contratar celebre el cliente (heredero) y el abogado, lo normal en estos negocios (cuando se llevan ante juzgado, se repite, no para trámites notariales), es cobrar entre un cinco por ciento (5%), y un diez por ciento (10%) o un quince por ciento (15%), como máximo para atender todo el proceso judicial (junto con sus inevitables complicaciones con otros procesos, como declaraciones de unión marital de hecho, investigación de paternidad o filiación natural, pertenencias, embargos y secuestros, etc.), dependiendo del valor de los activos, de tal manera que entre mayor sea el valor de los bienes en la sucesión, sea menor el valor de la cuota litis.
Es decir, para el caso de una sucesión cuyos activos sumen en total $5.000 millones, el valor de los honorarios del abogado (para un proceso judicial que sea, además, terriblemente complejo), no debería superar, cuando mucho, el cinco por ciento (5%) del valor comercial, en este caso, $250 millones, o como máximo, el diez (10%) de dicho valor comercial, en este caso, $500 millones.
Ello para reiterar que, los valores a pactar con un abogado en un trámite notarial, no tienen por qué fijarse de la misma manera como se tasan normalmente en un proceso judicial, ya que en el proceso judicial hay que resolver toda una serie de problemas y dificultades que no deberían ocurrir en el trámite notarial, además de que el tiempo bajo el cual se resuelve un proceso judicial de sucesión es inevitablemente, muchísimo mayor (varios años, frente a unos meses para el trámite notarial).
También para recalcar que, en las sucesiones notariales, con el objeto de querer reducir los gastos notariales y de registro, se acostumbra a informar los valores de los bienes inmuebles por sus avalúos catastrales (que, especialmente en los predios rurales, tiende a ser mucho menor que los valores comerciales de los mismos), razón por la cual, es imprescindible definir expresamente con el abogado cuál va a ser el valor que se tomará como base para calcular sus honorarios (previa estimación por las partes, de los avalúos comerciales de los activos de la sucesión).
A diferencia de lo anterior, para definir el valor de los honorarios en el caso de una sucesión notarial, previo conocimiento de los documentos a aportar con la futura sucesión notarial, el abogado que vaya a asumir el asunto debe considerar (y fijar el valor de sus honorarios acorde con) lo siguiente:
1. El valor de la orientación inicial, de carácter jurídico, referida al estudio de la totalidad de documentos que deben ser aportados al trámite notarial, tanto frente al causante (fallecido) y a los mismos interesados (registros civiles de defunción, nacimiento, matrimonio, etc.), como frente a los activos (bienes) y pasivos (deudas, si las hubiere): escrituras públicas y certificados de tradición para los inmuebles; pago impuesto predial (donde figura el avalúo catastral) paz y salvos por administración, otros ; tarjeta de propiedad y pago del impuesto correspondiente para vehículos; certificaciones del ICA para ganados, otros; extractos bancarios de los productos financieros (tanto cuentas bancarias, CDT y otros activos, como obligaciones por tarjetas de crédito, créditos hipotecarios o de otro tipo, como pasivos, y certificaciones y/o paz y salvos que den cuenta de la extinción de la obligación, en el evento de estar amparadas por seguros en caso de muerte del causante).
2. La extensión (complejidad) del trabajo de inventarios y avalúos, en razón de la cantidad de activos (bienes) o de pasivos (deudas) a relacionar. Como su nombre lo indica, el trabajo de inventarios y avalúos comprende: (a) inventarios (es la relación, uno a uno, de los activos y pasivos); y (b) avalúos: su valor, fijado de común acuerdo entre los herederos (sean que estén o no respaldados en un avalúo comercial), respetando las limitaciones de ley.
En el caso de los recursos financieros (dinero en efectivo, cuentas bancarias, CDT y otros productos financieros, o pasivos como créditos de consumo, hipotecarios, deudas por tarjeta de crédito, etc.), éstos se relacionan por su valor actual (es decir, el reportado directamente por el documento soporte).
Para los inmuebles (urbanos o rurales), se acostumbra en las sucesiones notariales (por practicidad y también, para reducir costos, tanto los gastos notariales y de registro, como el pago de los avalúos comerciales de los inmuebles, que se vuelven obligatorios en las sucesiones judiciales), fijar el valor (avalúo) de cada inmueble por su valor catastral. No se puede jamás avaluar un inmueble por menos de dicho valor.
La fijación del valor catastral (y consecuente adjudicación al heredero del bien, en todo o en parte, por dicho valor), tiene un efecto adicional a prever, cual es el valor del impuesto de ganancia ocasional que debe declarar y pagar el heredero junto con el impuesto de renta, al año siguiente al que se protocolice la sucesión (por ejemplo, el valor del inmueble para el año 2023, se debe liquidar y pagar en el año 2024).
A partir del año 2023, la tarifa de ganancia ocasional para las sucesiones de causantes de personas naturales es del 15% sobre el valor de los bienes adjudicados a cada heredero, salvo algunas ganancias ocasionales exentas (Arts. 307 y 314 E.T.).
3. La extensión (y complejidad) del trabajo de partición. Si bien están ambos intrínsecamente relacionados (los inventarios y avalúos representan la totalidad de activos y pasivos, con sus correspondientes valores, los cuales, una vez restados los pasivos a los activos, dan el patrimonio partible de la sucesión, es decir, lo que al final de cuentas se va a repartir entre los herederos), la confección del trabajo de partición tiene sus respectivas complejidades, específicamente en cuanto a saber asignar a cada uno de los herederos lo que por ley le corresponde, en armonía con los deseos particulares de cada uno de ellos (respecto de qué bienes en concreto quisieran que se les adjudiquen). Esto, por supuesto, implica diseñar un modelo de reparto justo y equitativo, considerando temas como la cantidad de bienes, el tipo o clase de los mismos (inmuebles o muebles, efectivo o en especie, etc.), así como la complejidad en su repartición (por ejemplo, cuando sea imposible asignar un bien en específico a uno de los herederos, obligando a repartir en común y proindiviso entre varios asignatarios la propiedad de un solo bien).
Lo expuesto excluye orientación jurídica en temas accesorios (pero relacionados de forma estrecha con la sucesión), como lo son:
1. La asesoría tributaria (cuyo conocimiento compete a un profesional especializado en la materia, quien deberá coordinar su gestión con la de un contador),
2. La asesoría laboral (en el evento de quedar obligaciones o potenciales conflictos laborales que puedan ser transmitidos a los herederos, ya que el fallecimiento de un empleador persona natural, no es causal de terminación del contrato de trabajo, el cual continúa teniendo como empleador a sus herederos), que pueden representar muy seguramente un pasivo para dicha sucesión.
3. La orientación (y eventual resolución) de otros temas que pueden surgir como resultado o con ocasión de la muerte del causante o de la preparación de la documentación necesaria para iniciar el trámite notarial: correcciones de registros civiles de los interesados (cuando existen errores que deben ser solucionados antes de radicar la solicitud de sucesión notarial); asuntos sobre servidumbres, posesión o tenencia en inmuebles; levantamiento de hipotecas, prendas o embargos; extinción de obligaciones ante entidades financieras por el fallecimiento del deudor; pago de servicios públicos, cuotas de administración, multas de tránsito, impuestos pendientes u otras obligaciones insolutas del causante; cobro de seguros por muerte, auxilio funerario, reclamaciones de pensión de sobreviviente; cesiones de derechos herenciales, otros.
En estas condiciones, el valor de la sucesión (en términos del avalúo, catastral o comercial de los bienes que conforman el activo partible) no debe ser factor primordial para que el profesional defina el monto de los honorarios, como si lo es la posible complejidad del trabajo, independientemente del acuerdo previo que exista entre los mismos herederos.
En cuanto al procedimiento del
trámite notarial, en síntesis, es el siguiente:
1. Todos los herederos deberán otorgar poder a un (1) mismo abogado, para que este último presente la solicitud ante una notaría del último domicilio del causante, y se inicie el trámite respectivo. La solicitud presentada por el abogado contiene la relación de los bienes, si tiene cónyuge o compañera permanente, etc. Concretamente, los documentos a presentar son: (a) la solicitud de trámite notarial de sucesión; (b) los poderes otorgados por todos los herederos al abogado (nótese, es imposible que dos o más abogados puedan intervenir en una sucesión notarial, siendo presupuesto esencial el acuerdo integral entre los interesados, que implica conferir poder a un solo abogado); (c) el trabajo de inventarios y avalúos (como antes mencioné, es la relación de activos y pasivos de la sucesión, con los respectivos valores); (d) el trabajo de partición y adjudicación (como mencioné previamente, es la propuesta de repartición de los bienes y de asignación de cada uno de ellos, a los respectivos herederos); (e) documentos soporte: copias auténticas del registro civil de defunción, de matrimonio, de nacimiento; copia de las escrituras de los inmuebles del fallecido; certificados de libertad y tradición de los inmuebles del causante; comprobantes fiscales (predial, paz y salvo de valorización) y demás que sean pertinentes.
2. El notario revisa la solicitud, y si la encuentra procedente (previo análisis de los documentos) acepta dar trámite a la sucesión, ordenando comunicar en un medio de amplia circulación (periódico, emisora) a las personas que se crean con derecho a intervenir dentro del trámite de la sucesión. Simultáneamente, el notario informa a la DIAN para saber si el fallecido tiene obligaciones pendientes con la entidad.
3. De no aparecer nuevos interesados, y no existir obligaciones (formales y sustanciales) pendientes con la DIAN, la notaría fija fecha y hora para firmar la escritura pública que contiene la sucesión. Ya firmada, deberá inscribirse en la oficina de registro de instrumentos públicos, y ante el RUNT, sobre los bienes que fueron repartidos, que sean objeto de registro (inmuebles, vehículos, entre otros).
Sobre los costos de la
sucesión (diferentes de los honorarios de abogado), los gastos notariales y de
registro se determinan en función del valor de los activos de la sucesión
(derechos notariales: el 3,5x mil, ósea, el 0,0035% del valor de los activos; registro
de instrumentos públicos, se aplica una tabla que, para valores superiores a
$447.443.624,00, le corresponde el 12,06 x mil 0,01206% del valor de los
activos), más otros gastos accesorios.
Hasta una nueva oportunidad,
Camilo García Sarmiento
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