Situación actual del Coworking ante el COVID 19

Hola a todos:

Actualmente, las empresas, emprendedores y trabajadores autónomos necesitan contar con espacios flexibles, asequibles, colaborativos y ante todo, bio – seguros, para continuar laborando a distancia, fuera de casa, ocasional o habitualmente y de manera eficaz, eficiente y efectiva, mientras dura esta “nueva normalidad” consecuente de la pandemia del Covid - 19.

Debido a la crisis del Covid – 19, muchas compañías, emprendedores, trabajadores autónomos y profesionales independientes han tenido que cerrar o reestructurar sus empresas, locales y oficinas, para seguir ejerciendo su actividad cuidando su flujo de efectivo, restringiendo costos y gastos fijos mensuales que acarrea tener un local u oficina en arriendo.

Aún a pesar de las medidas de aislamiento social derivadas de la pandemia, muchas personas requieren de un espacio saludable (y diferente de su propia vivienda) para poder trabajar efectivamente, solo o con un pequeño equipo de colaboradores, compartiendo espacios y actividades comunes.

De esta manera, se percibe la necesidad de contar con espacios de trabajo idóneos para todas las personas y empresas que desean continuar ejerciendo sus actividades o iniciar nuevos proyectos bajo la coyuntura de esta “nueva normalidad”, y que no disponen de un presupuesto suficiente para tomar a mediano o largo plazo (uno o más años) una oficina en arrendamiento.

El confinamiento y las medidas de distanciamiento social provocadas por la pandemia del Covid – 19 han generado una profunda crisis en el sector de coworking.

En España (uno de los países de mayor crecimiento en coworking), la contratación se hundió en un 90%, a niveles del año 2012 (El País, 2020).

Así, en el contexto de la “nueva normalidad” del Covid – 19, arrendar grandes áreas por largos periodos, pagar altos costos por el aprovisionamiento de servicios e infraestructura, y mantener una alta concentración de empleados, no tiene ya mucho sentido (Entrepreneur, 2020).

Bogotá (que concentra una fuerza laboral de más de 6,2 millones de personas y a 2019, el 68% de las empresas medianas y grandes de Colombia) es una de las ciudades que concentra la mayor cantidad de espacios coworking, con más de 40 espacios de este tipo.

Antes de ser fuertemente afectado por la pandemia, el sector coworking crecía aun ritmo del 23% anual; ocupando alrededor de 100.000 m2, equivalente a casi el 4% del mercado de oficinas.

La crisis del Covid – 19 llegó en un momento de maduración del mercado, y ha puesto al sector en una profunda crisis, esperándose el cierre de algunos espacios y la depuración de competidores, con estrategias como congelación de contratos, y experimentación en otros nichos (adecuación de hoteles para espacios coworking, o alquiler de apartaestudios amoblados).

La “nueva normalidad” obligará al rediseño de estos espacios: creación de corredores unidireccionales, distanciamiento profesional, protocolos de desinfección reforzados, mayor disponibilidad de productos de sanitización, reducción de instancias de contacto físico, priorización de espacio personal, señalética orientativa, etc.

Durante la primera semana de la pandemia, la ocupación de varios espacios coworking bajó del 85% al 15%. (La República, 2020; Semana, 2021)

Pero, ¿Qué es el Coworking?

Coworking = Co – Trabajo

Básicamente, es un espacio o entorno físico de trabajo compartido (concebido como un ecosistema), donde varias empresas, emprendedores, trabajadores autónomos o independientes (denominados en general, coworkers), pueden llevar a cabo su actividad laboral o empresarial en un mismo lugar.

Sin embargo, el concepto de coworking va mucho más allá de compartir la estructura y los costos de ciertos espacios cowork.

Se trata de un movimiento a escala global, que promueve un nuevo estilo de trabajo y de vida, ayudando a los coworkers a elevar su productividad, mejorar su calidad de vida, conectar entre sí e incluso crear nuevos emprendimientos a partir de su interacción en estos entornos colaborativos.

Los siguientes son los tipos de espacios coworking:

Hot desk (escritorio móvil): Son la opción más económica para trabajar en un coworking. Es un espacio justo para trabajar con un laptop. No pueden reservarse, por lo cual el coworker ocupa el escritorio que se encuentra disponible. Ideal para aquellas personas que:

•Solo necesitan el espacio por unas horas a la semana.

•Viajan constantemente y buscan un espacio de calidad para trabajar en cada ciudad que visitan.

•Valoran la coexistencia con otros profesionales, al tener coworkers a los lados y al frente.

Dedicated desk (escritorio fijo): Sí pueden ser reservados por los coworkers para su uso de manera exclusiva en el escritorio que le ha sido asignado.

Aun cuando siguen estando en el espacio compartido, brindan al coworker la ventaja de establecerse, personalizar el espacio de trabajo a sus necesidades y guardar sus cosas, pues suelen tener cajones, taquillas o armarios con lockers para asegurar sus objetos de valor.

El costo del dedicated desk es superior al del hot desk.

Open offices (oficinas abiertas): Son secciones reservadas dentro del edificio (con un grupo o varios grupos de escritorios reservados), dirigidas para el uso exclusivo de emprendedores con equipos y empresas.

Poseen menos privacidad y están más conectadas que las oficinas privadas al ambiente del coworking, compartiendo un espacio diáfano (sin divisiones o paredes) con el resto de los coworkers, quienes presuponen que esa zona está reservada y no puede ser usada por quien no pertenezca al equipo.

Por esta razón, para efectuar reuniones de equipo éstos deben reservar salas y así no molestar al resto de coworkers.

Private offices (oficinas privadas): Son secciones reservadas dentro del edificio, que ofrecen mayor formalidad y privacidad, sin perder la esencia del ecosistema colaborativo del coworking.

Por su carácter privado (que permite adaptar la disposición de las mesas y equipamientos a sus necesidades), están separadas por divisiones, restringidas al resto de los coworkers y solo puede accederse a ellas mediante llave o identificación. Permiten realizar reuniones de equipo sin necesidad de reservar salas ni molestar a los demás coworkers, pero comparten zonas comunes y equipamiento (cocina, baño, comedor, impresoras, internet, etc.), aunque dependiendo del coworking y las necesidades de la empresa, se pueden llegar a integrar.

Su costo es superior al del resto de las modalidades, y son preferidas por las empresas que deciden mudarse al coworking sin perder seriedad.

Beneficios del coworking

Para los trabajadores autónomos o dependientes:

Permite disfrutar de instalaciones y servicios de una oficina, con unos costos muy reducidos al compartir la infraestructura. Muchos espacios coworking están ubicados en zonas de negocios muy específicas (con transporte, tiendas, gimnasios, etc.), considerablemente más costosas para rentar oficinas independientes.

Unirse a un coworking es una excelente manera de crecer profesionalmente y hacer networking.

Son la alternativa perfecta para quienes de otra forma, tendrían que trabajar en casa o en una cafetería ruidosa sufriendo de aislamiento y distracciones.

Para las empresas

Reduce los gastos generales y cargas operativas derivadas de rentar y mantener una oficina corporativa con todo lo necesario para su funcionamiento. Los espacios coworking disponen de comodidades, equipamiento, equipos típicos de oficina, conexión a internet, impresoras escáner, salas de reuniones, servicio de limpieza, cocinas, aperitivos, gimnasio, café, zonas de juego, etc.

Los modelos de alquiler de espacios coworking son flexibles, de corto plazo y de pago por uso.

Aumenta el bienestar y productividad de los trabajadores, así como las oportunidades de hacer networking.

Permite la capacitación del personal, reclutamiento de nuevos talentos y creación de relaciones de negocios, pues en los espacios coworking se desarrollan eventos como seminarios, almuerzos, actividades sociales y de aprendizaje.

Inconvenientes del coworking

No es gratis, aunque sigue siendo más económico que alquilar su propia oficina.

Se pierde intimidad al recibir llamadas telefónicas (especialmente en los hot y dedicated desks)

Se puede sufrir el mismo tipo de distracciones que en una oficina tradicional (interrupciones por compañeros, ruido ambiental, falta de privacidad).

Teniendo en cuenta todo lo expuesto, se concluye que con la crisis del Covid – 19, los coworking enfrentan el reto de unir seguridad y modelo de negocio. Sin ingresos clave como eventos o charlas, y ante la incertidumbre por las medidas de aislamiento obligatorio (que motiva la cancelación de los contratos por los coworkers), muchos se abocan al cierre.

A pesar de que el trabajo en casa se ha impuesto ahora como la opción obligada para laborar, las empresas y los mismos coworkers necesitarán implementar el uso de estos espacios para su fuerza laboral, por lo cual se anticipa a largo plazo, un escenario muy interesante, para su recuperación y un fuerte crecimiento.

En todo caso, las empresas de coworking buscarán incluir más oficinas privadas en sus edificios y flexibilizarán sus contratos para atraer a clientes que abandonan las oficinas tradicionales.

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