Concepto y características de un plan de acción; matriz de Eisenhower (lo urgente vs. lo importante) y objetivos SMART

Publicado por: Camilo García Sarmiento

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Hola a todos:

Continuando con la iniciativa planteada en una publicación anterior, refiriéndome a temas que en apariencia no son "jurídicos" sino administrativos (y que en lo personal, me parece que un abogado, así sea por cultura general, debería conocer), voy a hablar ahora de otro concepto muy importante para una buena gestión: el plan de acción. 

Con ocasión de este asunto, voy a abordar tangencialmente dos temas que me parecen de interés: la matriz Eisenhower (sobre la clasificación de las tareas en importantes y urgentes, así como sus combinaciones), y el planteamiento de objetivos SMART para lograr un buen desempeño. 

Estos son temas que tienen mucho que ver con la evaluación de desempeño del talento humano y, así no conduzcan directamente a una consecuencia legal, sí es bueno que los abogados laboralistas los tengan en mente. 

Concepto y características principales de un plan de acción

El plan de acción es una herramienta de gestión utilizada para guiar a los directivos y subordinados en la realización de tareas que llevarán a la organización a la consecución de sus objetivos, priorizando las iniciativas más importantes para cumplir con ciertos objetivos y metas (una guía que brinda el marco o la estructura a la hora de llevar a cabo un proyecto).

En otras palabras, un plan de acción permite al gerente mover su negocio, del punto A al punto B, hacia las metas establecidas conforme a su planeación; o permitiendo al profesional autónomo organizar su carrera y actividad personal.

Nótese que el plan de acción es el resultado de la correcta ejecución de la fase de planeación del proceso administrativo. La planeación es la primera etapa y más importante de las funciones del proceso administrativo, y forma parte de la parte estática del mismo. Responde a la pregunta ¿Qué se debe hacer? Consiste en elaborar estrategias que guían el accionar de la organización para cumplir sus metas (relacionadas generalmente con la generación de utilidades en el sector privado) para llegar a ese objetivo de la manera más eficaz, eficiente y efectiva.

Sus principios más importantes son la unidad (cada área debe guiar sus estrategias según el plan general de la organización), racionalidad (la habilidad de planificar en base a criterios lógicos y reales, que representen planes de acción posibles); precisión (fidelidad); compromiso (la aceptación y ejecución de la planeación a seguir por cada área de la organización), y flexibilidad (capacidad de adaptarse a los cambios, lo que hace posible la permanencia de la empresa en el tiempo).

Una buena planeación busca la unidad (cada área debe guiar sus estrategias según el plan general de la organización), la penetrabilidad (recae en todos los niveles jerárquicos de la entidad), la continuidad (es una actividad constante, necesaria para mantener a la organización en funcionamiento), y precisión (los planes de acción deben ser claros y concretos, para reducir la posibilidad de errores).

El proceso de planeación para cualquier empresa consta de los siguientes pasos:

·         Establecer los objetivos, esto es, dejar en claro los objetivos de la empresa en su conjunto y de cada área en particular, es decir, establecer lo que se va a hacer. Así, teniendo claro lo que se quiere, se puede pasar a la definición de los objetivos que se desean lograr.

·         Establecer planes de acción, es decir, plantear, de manera lógica y realista, cómo se va a cumplir con los objetivos.

·         Establecer estrategias alternativas, o sea, analizar caminos alternativos con el fin de aprovechar oportunidades o anticipar amenazas eventuales.

·         Análisis de la planeación, esto es, analizar la efectividad de la planeación una vez cumplido el plazo de acción estipulado (para aplicar mejoras en el nuevo ciclo de planificación estratégica, promoviendo el mejoramiento continuo).

Este esquema puede entenderse de manera más simple (Montana y Charnov) en una secuencia de tres pasos orientados a resultados, así:

ELEGIR un destino – EVALUAR rutas alternativas – DECIDIR el curso específico del plan.

El despliegue de la planeación se hace a niveles estratégico (de largo plazo, a nivel global de la empresa, enfocada en el área de alta dirección), táctica (a mediano plazo, para cada departamento o mandos intermedios), y operativa (a corto plazo, para cada área o mandos operativos).

La planeación es el opuesto al oportunismo, y su aplicación permanente y sistemática incrementa la eficiencia de una organización, reduce el riesgo, y permite utilizar con la máxima eficiencia el tiempo y recursos disponibles.

Las características más importantes de la planeación son las siguientes:

·         Es un proceso permanente y continuo.

·         Está siempre orientada hacia el futuro.

·         Busca la racionalidad en la toma de decisiones.

·         Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas.

·         Es una técnica sistémica, repetitiva y cíclica, de integración y coordinación.

·         Es una función de cambio e innovación.

La planeación es esencial para el éxito del proceso administrativo porque permite a la empresa crear estrategias eficaces, eficientes y efectivas para guiarla hacia el cumplimiento de sus objetivos. No es una actividad que tiene fin, es un proceso constante que debe suceder en todo el ciclo de vida de la organización.

La correcta metodología para elaborar un buen plan de acción se resume en lo siguiente:

1)      Definir el objetivo.

2)      Fijar el responsable.

3)      Estimar el tiempo.

4)      Calcular los recursos.

5)      Comunicar el plan de acción a sus destinatarios.

Siguiendo esos presupuestos, un plan de acción, de manera simple se puede desarrollar en cuatro fases mínimas:

·         Establecer objetivos y diseñar una planificación que implica identificar los problemas que se pueden presentar o los desafíos que se quieren asumir.

·         Sistematizar las acciones, es decir, aplicar el plan establecido por etapas y ajustando plazos.

·         Comprobar, o sea, verificar los resultados que se van obteniendo.

·         Ajustar los resultados obtenidos, que pueden poner en evidencia nuevos inconvenientes y/o desafíos. De esta manera, esta estrategia se convierte en un plan de mejora continua.

Nótese la similitud de este esquema con el ciclo PVHA, explicado en una publicación anterior.

El plan de acción, es a la vez, un momento en que se determinan y se asignan las tareas, se definen los plazos de tiempo y se calcula el uso de los recursos; una presentación resumida de las tareas a realizar por ciertas personas, en un plazo de tiempo específico, utilizando un monto de recursos asignados con el fin de lograr un objetivo predefinido (propone una forma de alcanzar los objetivos estratégicos previamente establecidos por la alta dirección, suponiendo el paso previo a la ejecución efectiva de una idea o propuesta) y en últimas, un espacio para discutir qué, cómo, cuándo y con quién se realizarán las acciones.

El plan de acción, como resultado de un trabajo en equipo, permite responder:

·         Qué se quiere alcanzar (objetivo).

·         Cuánto se quiere lograr (cantidad y calidad).

·         Cuándo se quiere lograr (en cuánto tiempo).

·         En dónde se quiere realizar (lugar).

·         Con quién y con qué se desea lograr (recursos humanos, financieros, tecnológicos, físicos, etc.).

·         Cómo saber si se están alcanzando los objetivos (evaluación del proceso).

·         Cómo determinar si se logró el objetivo (evaluación de resultados).

Los planes de acción solo se concretan cuando se formulan los objetivos y se ha seleccionado la estrategia a seguir. Los principales problemas y fallas en los planes de acción se presenten en la definición de los detalles concretos.

¿Cuál es la importancia de saber definir las ACCIONES del plan de acción?

Un buen plan de acción debe tener un objetivo claro, conciso y medible. No se puede iniciar ningún plan de acción si no se sabe lo que se quiere lograr ni en cuanto tiempo. A partir de lo cual, se deben especificar las estrategias a seguir para alcanzar dicho objetivo (en otras palabras, para mostrarnos el camino), y las tareas o pasos a seguir para cada una de las estrategias planteadas. Dichas tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, para asegurar el éxito en su cometido.

Como herramienta de gestión, un plan de acción enumera en temas, qué acciones son necesarias para lograr un objetivo, dividiendo el objetivo central de una empresa en una variedad de tareas, organizadas cronológicamente y determinando quién será responsable de realizarlas, por cuanto tiempo, con qué recursos y presupuesto.

Con un buen plan de acción se dividen objetivos más grandes en pasos más pequeños (lo cual hace más factible lograr la gran meta, con ganancias para los involucrados en su aspecto emocional, pues las pequeñas victorias son atractivas y hacen que la persona vea sus actividades con más control sobre las dificultades y desafíos del momento).

¿Cuál es la importancia de saber definir los RESPONSABLES de las actividades?

Con un buen plan de acción se elige a la persona más capaz para cada función, pues el uso del plan y la consecuente segmentación de tareas, asegura que la organización también pueda determinar las responsabilidades de cada miembro de su equipo de acuerdo con sus especialidades. Dejando además en claro a todos con qué responsabilidades deben trabajar, así como la comprensión de los pasos de los cuales depende el éxito de sus ejecuciones. Al final, se crea una sensación de compromiso (trabajo en equipo).

¿Cuál es la importancia de saber definir los RECURSOS para una actividad del plan de acción?

Con un buen plan de acción se organiza la rutina, evitando tareas recurrentes y despilfarrando recursos. Al tener acciones bien definidas, se podrá establecer un presupuesto que permita conocer con previsión cuánto se va a gastar en cada actividad del proyecto. De esta manera, si la entidad se excede, se podrán modificar las acciones por otras más asequibles.

¿Cuál es la importancia de saber definir el TIEMPO y la DURACIÓN para las actividades del plan de acción?

Con un buen plan de acción se organizan plazos y prioridades, pues algunas acciones son más urgentes o necesarias que otras en cada etapa del negocio, y tenerlas todas asignadas permite determinar la orden de ejecución con mayor precisión, optimizando el progreso del plan y evitando re trabajos o demoras.

Sabiendo que salvo que tengamos a un jefe directo que se dedique a asignarnos cada tarea en todo momento, lo normal es que seamos nosotros quienes decidamos qué y cómo hacer (con criterios no necesariamente racionales, sino muchas veces por cansancio, o por la motivación o ilusión de cada proyecto concreto). Surge la pregunta: ¿Cómo decidir si una tarea es prioritaria o no?

Para eliminar las subjetividades, se han desarrollado herramientas como la Matriz de Eisenhower, la cual es una representación gráfica, en un cuadrante de dos ejes (importancia y urgencia), para estimar los distintos niveles de importancia y urgencia de una tarea específica. Permite clasificar diariamente los temas pendientes de ejecución, colocados en cuatro bloques diferenciados que ejemplifican diferentes grados de prioridad (Importantes y urgentes; importantes pero no urgentes; no importantes pero sí urgentes; ni importantes ni urgentes).

Importante y Urgente	Importante, pero no Urgente
Hacerlo ahora	Planificar con exactitud y resolver
No importante, pero sí Urgente	Ni Importante, ni Urgente
Delegar la tarea	Descartar o archivar

Un buen plan de acción permite evitar perder el tiempo probando acciones sin estrategia ni objetivos, pues todo lo ejecutado será porque se ha determinado previamente de acuerdo a lo que necesita la empresa y sus clientes.

¿Cuál es la importancia de saber definir los INDICADORES DE MEDICIÓN de cada actividad?

Pensar y definir objetivos es parte esencial de cualquier plan de trabajo. De esta forma, una de las claves para lograr ser productivos, es saber plantearse objetivos de manera adecuada. Ahora bien, no es lo mismos “querer crecer” que proponerse aumentar un 25% las ventas de la compañía en el plazo de un año, a través de ventas en línea. Lo primero es un deseo, y lo segundo, un objetivo definido a partir de datos concretos, que es realizable, mensurable y susceptible de ser corregido en forma y oportunidad.

A este tipo de objetivos se les considera objetivos SMART, esto es, Específicos, Mensurables, Alcanzables, Relevantes y Temporales. SMART es un acrónimo, desarrollado por Doran (1981) que representa cualidades de un buen objetivo, así:

·         Specific (específico): se circunscribe a un aspecto, tarea o acción determinada. Es decir, nos dice exactamente lo que esperamos lograr.

·         Measurable (medible): para que sea mensurable, una meta tiene que ser específica. De esta manera no es posible interpretar si los resultados están dentro de lo esperado, por lo cual es necesario contar con los medios para poder medirla.

·         Achievable / Attainable (alcanzable): esto es, un objetivo que sea perfectamente realizable en las condiciones con las que se cuenta. Lo que implica plantearse metas realistas, que se puedan cumplir.

·         Relevant (relevante): es aquella que está alineada con los objetivos generales del negocio.

·         Timely / Time – bound / Time - limited (temporal): limitados a un tiempo determinado para completarlos. De ese modo, todas las características antes mencionadas, dependen del tiempo en que deben ser completados (así, por ejemplo, el tiempo que se asigna a un objetivo puede provocar que no sea realizable, o puede dificultar su mensurabilidad).

La importancia de definir claramente un objetivo se puede resumir así: andar sin objetivos es como navegar sin brújula. Y por supuesto, allí surgen como relevantes los criterios de medición.

Mil Saludos a todos,



Camilo García Sarmiento

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